Kui on mainitud organisatsioonisüsteemi, tähendab see teatud struktuuri, mis koosneb eraldiseisvatest üksustest. Need on omavahel seotud teatud kaalutlustel. Nimelt oleneb see osakondadele ja ettevõttele seatud eesmärkidest ning täidetavatest funktsioonidest. See näeb ette juhtide (keskuste) kohaloleku, kes saavad teha otsuseid ja vastutavad üksuste tegevuse eest.
Üldteave
Organisatsiooni juhtimissüsteemide kujundamise ja moodustamisega seotud küsimused on olulised mitte ainult vastloodud ettevõtete jaoks, vaid ka nende äristruktuuride jaoks, mis juba töötavad, kuid peavad toimima muudes tingimustes. Selleks on vaja muuta täidetavate tööülesannete ja lahendatavate ülesannete koosseisu ja struktuuri. Esimene samm sel juhul on formaalse konstruktsiooni analüüs. Tähelepanu pööratudstruktuuriüksuste koosseis, nendesse kaasatud töötajate arv, kuidas need vastavad tehtava töö keerukusele ja struktuurile jms.
Analüüsi käigus on vaja järjestikku uurida kõiki ettevõtte olulisi elemente. Nende hulka kuuluvad teabe tugi ja interaktsioon, ressursside ja tehnoloogia pakkumine, tööjõuressursside vastavus olemasolevatele nõudmistele ja vahetatavus. Organisatsiooni juhtimissüsteemi uurides on vaja anda vastus kahele küsimusele:
- Kuivõrd võib juba olemasolev aidata või takistada valitud tegevusstrateegia elluviimist?
- Millised tasemed tuleks konkreetsete probleemide lahendamiseks määrata?
Otsi vastuseid
Eesmärkide saavutamiseks on üsna palju lähenemisviise. Kuna nende kõigi käsitlemine on üsna problemaatiline, saavad tähelepanu ainult kaks:
- Spetsiifiline isiklike ülesannete ja eesmärkide seadmine esinejatele.
- Lühike organisatsiooniline analüüs.
Mõlemad lähenemisviisid on suunatud sellele, et paljastada, milline on töötaja isiklik panus ettevõtte põhiülesande saavutamisse. Olulised on ka organisatsioonisüsteemide juhtimise meetodid. Lühid alt, peate tegutsema järgmiste meetoditega:
- Sisekaemuse meetod. Erilist tähelepanu pööratakse haldus- ja juhtimispersonalile. Eesmärk on tõsta töötajate efektiivsustvaimne töö. Põhirõhk on panustamisel probleemide lahendamisele, ettevõtte strateegia elluviimisele ja püstitatud eesmärkide saavutamisele. Tegelikult on sel juhul ette nähtud liikumine suurelt detailidele. Rakendatakse järgmist järjestust: ettevõtte ülesanded - selle strateegia - eesmärgid - funktsionaalne organisatsioon. Alles seejärel ametikohad - töötajad - nende tööülesanded ja motivatsioon.
- Alt-üles analüüsimeetod. Ta lähtub juba individuaalsest töötajast ja tema sõnastatud ülesannetest ja eesmärkidest. See meetod võimaldab ühendada üksikute töötajate töö ettevõtte tegevuse ja rakendatava heaolustrateegiaga. Kuigi väga sageli kurdetakse, et teoreetilised sätted on hästi läbi mõeldud, jätab praktiline rakendamine soovida.
Rohkem sisekaemusest
See meetod võimaldab koostada tõhusaid soovitusi, mis on suunatud kogu ettevõtte organisatsioonilise struktuuri ja tulemuslikkuse parandamisele, vähendades töö dubleerimist, vähendades juhtimiskulusid, reguleerides juhtide töökoormust, eraldades täitjate funktsioonid. Mis on tehtud töö lõpptulemus? Organisatsiooni juhtimissüsteem, mis on üles ehitatud sisekaemuse abil, võimaldab orienteeruda sellistele põhimõtetele ja ideedele:
- Juhtkond saab palka tegeliku juhtimise eest. Nii et enamasti on selleks suunamine, mõõtmine, ettevalmistamine ja juhendamine. Sellesaitab planeerimisel, abistamine korraldustöös, finantsplaanide koostamine, hetkeolukorra analüüsimine ja muu taoline.
- Juhi alluvuses peab olema piisav alt inimesi, et kogu tema tähelepanu hoida. Kuid samal ajal peaks kõigile piisav alt aega jääma.
- Peate püüdma hoida linkide arvu organisatsioonis minimaalsena.
- Sooritajad peaksid tegelema piiratud hulga hästi läbimõeldud ülesannetega, mille täitmine aitab otseselt kaasa organisatsiooni eesmärkide saavutamisele.
- Ebatõhus suhtlus võib moonutada selget arusaamist juhtkonna soovidest. Üsna levinud põhjus on väga suur linkide arv. Selle tulemusena väheneb muudatuste tegemise, probleemi iseseisva lahendamise, muude võimaluste leidmise võimalus.
Sisekaemus on võimalik igas organisatsioonis. Sellel meetodil on kuus etappi: ettevalmistus, andmete kogumine, teabe töötlemine, analüüs, aruanne, edasine kontroll. Selle tulemusena antakse kirjalikud soovitused, mis käsitlevad organisatsiooni struktuuri parandamise küsimusi.
Alt-üles analüüsimeetod
Tänu isiklike eesmärkide ja eesmärkide seadmisele on täpselt fikseeritud töötaja panus seatud väärtuste ja parameetrite saavutamise protsessi. Tähelepanu:
- Õigete tingimuste arvestamine iga töötaja tööprotsessi integreerimiseks ülesannete, eesmärkide jastrateegiad, mis tagavad organisatsioonilise struktuuri adekvaatsuse.
- Tingimuste loomine, et kõik oleksid huvitatud parima tulemuse saavutamisest.
- Alt-üles analüüsi meetod võimaldab hinnata ka individuaalset tööd.
Tuleb märkida, et vaadeldavat lähenemist saab kasutada mitte ainult analüüsiks, vaid ka mõne organisatsiooni juhtimisega seotud võtmeprobleemi lahendamisel. Nende hulka kuuluvad:
- Eesmärgi saavutamise protsessi dialoogi kaudu eesmärgi seadmise ja selle saavutamise viisiga.
- Töötajate keskendumine tulemuslikkuse ootustele.
- Töö täitmisprogrammi kujunemine seoses teatud ülesannete lahendamise tähtaegade konkretiseerumisega.
- Palgasüsteemi haldamise hõlbustamine, oskus luua oma tööülesannete suurepärase täitmise ja töösaavutuste eest mõistlik alus tasu maksmiseks.
- Hindatakse, kas töötajat tuleks edutada ja kas töötajal on head tulemused.
Seetõttu täiendab seda meetodit väga hästi organisatsiooniline ja juriidiline juhtimissüsteem, mis standardiseerib lähenemisviise maksimaalse arvu olukordade jaoks.
Teave funktsioonide kohta
Peamised ja olulisemad on: korraldus, planeerimine, reguleerimine, koordineerimine, motiveerimine, kontroll ja reguleerimine. See väljendub struktuuris, reeglites, kultuuris, protsessides. Organisatsioonisüsteemi juhtimine annabmeetodite ja võtete komplekti kasutamine, nende ratsionaalne kombineerimine, väljakujunenud suhe elementide ajas ja ruumis juhtimiseks. Tuleb püüda luua kõige soodsamad tingimused. Sel juhul tuleks organisatsioonisüsteemide haldamise funktsioonid selgelt välja tuua, kokku leppida ning erinevate isikute vastutusalad piiritleda.
Ja need pole lihts alt sõnad. Tuleb meeles pidada, et funktsioonid on spetsialiseeritud juhtimistegevuse eriliigid, mis on tekkinud tööjaotuse protsessis. Igaüks neist on rakendatud juhtimisülesannete kompleksina. Samuti peate meeles pidama, et funktsioonid on korduvad tegevused. Neid võib läbi viia üks inimene, üksus või nende rühm. Funktsioonide arv ja koosseis sõltuvad paljudest teguritest: tootmise arendamise mastaap, tase ja struktuur, organisatsiooni suurus, ettevõtte sidemed teiste sarnaste rajatistega, sõltumatus ja tehnilise varustuse tase.
Täidetud konkreetsed ülesanded
Juhatuse funktsioonid peaksid andma organisatsiooni tegevusele suuna ja teenust. Igal neist peaks olema konkreetne eesmärk, korratavus, sisu ühtsus. Samuti peavad funktsioonid olema objektiivsed. Selle määrab vajadus juhtimisprotsessi enda järele tingimustes, kus on tagatud inimeste ühine töö. Lisaks on funktsioonid aluseks haldusaparaadi suuruse ja struktuuri määramisel. See peaks ühendama kõik suhteliselt isoleeritud, kuigi üldiselt lahutamatult seotudstruktuurid. Paljuski mõjutavad neid organisatsiooni juhtimissüsteemi eesmärgid.
Funktsioonide loend
Selle teema paremaks mõistmiseks vaatame, millega peame praktikas tegelema:
- Korraldusfunktsioon. Tegeleb plaanide ja programmide praktilise elluviimisega. See viiakse ellu nii organisatsiooni loomise, selle struktuuri kujundamise, osakondade ja töötajate vahel tööjaotuse kui ka nende tegevuse koordineerimise kaudu.
- Motivatsioonifunktsioon. See on spetsialiseerunud inimeste vajaduste kindlaksmääramisele ning sel juhul kõige tõhusama ja sobivaima viisi valimisele nende rahuldamiseks. Seda kõike tehakse selleks, et tagada töötajate maksimaalne huvi organisatsiooni ees seisvate eesmärkide saavutamise protsessi vastu.
- Juht. See on vajalik vigade, ähvardavate ohtude, nõutavatest standarditest kõrvalekaldumise õigeaegseks tuvastamiseks ning loob aluse pidevaks täiustamiseks.
Lisafunktsioonid
Organisatsioonil peaks olema piisav:
- Riigi määramise funktsioonid. Neid tuleks käsitleda teaduslikult põhjendatud arvutatud väärtuste väljatöötamise protsessina. Nende abiga hinnatakse kvantitatiivseid ja kvalitatiivseid parameetreid.
- Ajastamise funktsioon. See on vajalik objektide käitumise rangeks reguleerimiseks töötajatele seatud eesmärkide ja ülesannete elluviimise protsessis.
- Koordineerimisfunktsioon. Tagab organisatsiooni järjepidevuse jahästi koordineeritud tööd planeeritud ülesannete elluviimisel.
- Reguleerimisfunktsioon. Otseselt ristub kontrolli ja koordinatsiooniga. Kui välis-/sisekeskkonna mõjul ilmnevad kõrvalekalded nõutavatest parameetritest, siis on vaja olukorda kohandada nii, et see jääks ettenähtud piiridesse.
Teave ülesannete kohta
Organisatsioonisüsteem luuakse teatud eesmärgi saavutamiseks. Näiteks maksimaalse võimaliku sissetuleku saamine. Või 100 miljonit rubla. Olgu kuidas on, aga teel eesmärgi poole tuleb lahendada hulk ülesandeid, mis võimaldavad seda saavutada. Tuleb märkida, et need erinevad oma ulatuse, tagajärgede, tähtsuse, mõju tulevikule ja rakendamise keerukuse poolest.
Organisatsioonisüsteemide juhtimise kõrgeimal tasemel ülesanded on tulemuste saavutamise seisukoh alt kõige olulisemad ja hädavajalikumad. Lõppude lõpuks, kui rohujuure tasandi töömees midagi valesti teeb, siis saab selle ikka suhteliselt välja kannatada. Eriti kui kiiresti tuvastada ja peatuda. Kusjuures tippjuhtkonna enda vigadel on palju laastavamad tagajärjed. Lisaks on neid üsna raske peatada, selleks on vaja hankida aktsionäride/asutajate toetus.
Aga asjakohane on ka tuvastamise protsess. Tõepoolest, meie tingimustes on see nii korraldatud, et tippjuhtkonda ei kontrollita alaliselt. Ja seda, et sündmuste käik ei kulge nii nagu peaks, saate teada kas kontrolli teostades, sündmustega kursis hoides või aruandluses anomaaliat märgates, misjuhid annavad omanikele. Püstitatud ülesannete tõhusaks täitmiseks on vaja tagada juhtimissüsteemi piisav organisatsiooniline struktuur, mille eest ei oleks vastutustundlikku isikut.
Arengu kohta
Organisatsioonisüsteemid ei seisa paigal nagu kivid. Alati on mingisugune liikumine (mitte tingimata paremuse poole). Aga kui vaadata aastatuhandete kõrguselt, siis organisatsiooni- ja majandussüsteemide juhtimist ikka täiustatakse ja arendatakse. Mõnikord mõjutab seda uute meetodite ja lähenemisviiside väljatöötamine. Teaduse ja tehnika areng võib samuti avaldada mõju. Näiteks mis on juhtimine ilma infotehnoloogiat kasutamata? Isegi kui inimene töötab ise üksikettevõtja staatuses, aitab arvuti/nutitelefon pidada arvestust, saata andmeid maksuteenistusele, statistikaametitele ja mitmetele muudele struktuuridele.
Aga kas võib öelda, et nüüd on õnnestunud arengus kroonini jõuda? Kahjuks ei. Isegi vaatamata juba olemasolevatele tehnoloogiatele ja meetoditele on veel vara rõõmustada. Lõppude lõpuks, kui palju erinevaid hämmastavaid avastusi ootab inimkonda veel tulevikus. Võtame näiteks tehisintellekti. Kui selle lahenduse näidis töötatakse välja heade tulemusnäitajatega, siis see, mida saab teha töötaja, kes ei pea magama, puhkama ja palka saama, lihts alt hämmastab ja sunnib teda uute tingimustega kohanema.
