Suhtlemine on iga organisatsiooni edu jaoks hädavajalik. See on mis tahes ettevõtte omamoodi "vereringe süsteem". Edukad juhid, tippjuhid ja pädevad spetsialistid on saavutanud edu suuresti tänu suhtlemisoskusele. Kuidas tugevdada ja samaaegselt arendada inimestevahelist, rühma- ja organisatsioonilist suhtlust, kirjeldatakse üksikasjalikult meie artiklis.
Suhtlusprotsess – mis see on?
Suhtlemine on info vahetamise protseduur, mille alusel saab juht tulemuslike otsuste tegemiseks vajalikku infot ning viib tehtud otsused ka ettevõtte töötajateni. Halva suhtluse puhul võivad otsused osutuda ekslikeks. Inimesed ei saa hästi aru, mida võimud neilt nõuavad, ja see on täis inimestevaheliste suhete katkemist. Suhtlusprotsesside tõhususe määrab sageliotsuste kvaliteet ja nende elluviimine tulevikus.
Info mängib erilist rolli inimestevahelise ja organisatsioonilise suhtluse elluviimisel. See on suhtluse tulemus, suhtlusprotseduuri väline ilming. Teave on inimese verbaalses käitumises erilisel kohal. See liigub ühelt teem alt teisele. Samal ajal võivad siin subjektidena tegutseda üksikisikud, rühmad või terved organisatsioonid.
Suhtlemist saab teha ideede, arvamuste, oskuste, faktide, arusaamade või aistingute edastamise kaudu. See nõuab soovitud vastuse saamist. Samas tuleb arvestada, et organisatsiooni kommunikatsiooni- ja infosüsteem on erinevad nähtused, kuigi on omavahel seotud. Seega ei ole suhtlemine ainult see, mida edastatakse, vaid ka see, kuidas seda "midagi" edastatakse. Teave on vaid suhtlusprotsessi lahutamatu osa.
Organisatsiooni kommunikatsioonisüsteem
Suhtlemine on protsess, mille käigus kaks või enam inimest vahetavad teatud teavet. Organisatsiooni kommunikatsiooni põhieesmärk on saavutada arusaam vahetatavast informatsioonist. Lõppude lõpuks ei taga vahetuse fakt rakendatud protseduuri edukust.
Organisatsiooni kommunikatsioonisüsteem koosneb mitmest ainest:
- saatja - isik, kes genereerib idee või valib edastamiseks teabe;
- kanal – teabekogumi edastamise vahend;
- vastuvõtja - isik, kes saab teavet ja tõlgendab seda;
- sõnumid – otseteave, mis on kodeeritud kindlate märkide seeriasse.
Saatja ja saaja on kaks peamist üksust. Suhtlusprotsessi käigus läbivad nad mitu omavahel seotud etappi. Nende ülesanne on koostada sõnum ja kasutada selle edastamiseks kanalit nii, et mõlemad osapooled tõlgendaksid algset ideed ühtemoodi. See on üsna keeruline ülesanne, kuna iga järgmine samm võib idee tähendust moonutada.
Inimestevahelise ja organisatsioonilise suhtluse neli etappi näevad välja järgmised:
- idee genereerimine;
- kodeerimine ja soovitud infoedastuskanali valimine;
- teabe edastamine;
- dekodeerimine.
Veidi rohkem iga sammu kohta.
Suhtluselemendid
Tihti võib suhtlusprotseduur kesta vaid paar sekundit ja seetõttu on üsna raske selles konkreetseid etappe välja tuua. Sellest hoolimata tegid sotsioloogid kindlaks ja analüüsisid suhtlusprotsessi neli peamist etappi.
Esimest etappi nimetatakse ideede genereerimiseks. Organisatsiooni kommunikatsioon on protseduur, mis algab teatud teabe sõnastamisest. Saatja lahendab probleemi sõnumi edastamisega. Sageli ebaõnnestuvad sellised katsed juba esimesel etapil, kuna saatja ei kuluta piisav alt aega ideele mõtlemiseks.
Paljud eksperdid rõhutavad tähtsust, isegi ülekaaluk altesimese etapi väärtus. "Ära hakake rääkima enne, kui hakkate mõtlema," ütles kunagi Ameerika kodusõja kangelane Jefferson Davis. Alati tuleks mõelda ideele, mida soovite adressaadile edastada. Peate olema kindel selle idee asjakohasuses ja adekvaatsuses, samuti konkreetses olukorras ja eesmärgis.
Teist sammu nimetatakse kodeerimiseks ja kanalivalikuks. Suhtlemise organisatsioonikultuur nõuab selle idee ümbersõnastamist, mida saatja soovib edasi anda, teatud sümboliteks. See võib olla sõnad, žestid, intonatsioonid või midagi muud. Kodeerimine muudab idee terviklikuks sõnumiks.
Et idee hästi edasi anda, peab saatja valima kanali, mis ühildub kodeerimiseks kasutatavate tähemärkide tüübiga. Tuntumad on kõne, kirjutamine ja mitmesugused elektroonilised meediumid: videosalvestised, e-post, arvutid jne. Materjali edastamine ei ole võimalik, kui kanal ei sobi valitud tegelaste füüsilisele vormile. Samuti tuleb märkida, et kommunikatsiooniprotsesside tõhusust saab vähendada, kui kanal ei vasta esimeses etapis välja töötatud ideele.
Inimestevahelise, grupi- või organisatsioonisuhtluse protseduuri kolmas etapp on teabe vahetu edastamine. Saatja kasutab sõnumi edastamiseks kanalit – kodeeritud idee edastatakse füüsiliselt.
Lõpuks nimetatakse viimast sammu dekodeerimiseks. Vastuvõtja tõlgib saatja koostatud vastuvõetud märgid keeldeenda mõtteid. Kommunikatsiooni lõpuleviimine on seotud idee sõnastamisega protsessi kahe subjekti poolt.
Suhtlusliigid
Organisatsiooni kommunikatsioon on lai ja väga mahukas protsess, mis sisaldab palju erinevaid elemente. Kõige tavalisema klassifikatsiooni järgi jaguneb kommunikatiivne protseduur sisemiseks ja väliseks. Väline protsess on vastastikmõju organisatsiooni ja väliskeskkonna vahel. Pealegi mõjutavad organisatsiooni tegevust tugev alt välistegurid.
Ettevõtted kasutavad oma väliskeskkonna komponentidega suhtlemiseks mitmesuguseid vahendeid. Olemasolevad potentsiaalsed tarbijad saavad vajalikku teavet reklaami või muude kaupade reklaamimise vahendite kaudu. Siin on ülim alt tähtis teatud kuvand, mis moodustab organisatsiooni kuvandi.
Teist tüüpi suhtlust nimetatakse sisemiseks. Need on organisatsioonisisesed sidemed erinevate tasandite ja osakondade vahel. Need võivad olla ametlikud või mitteametlikud.
Ametlikud suhtluslingid on nähtused, mille määrab ettevõtte organisatsiooniline struktuur, juhtimistasandite ja funktsionaalsete üksuste vaheline seos. Mitteametlik suhtlus on nn "kuulujutukanal". Alati ei peeta kuulujutte ebatäpseks teabeks. Uuringud näitavad, et enam kui 80% korralduslikest kuulujuttudest on väga reaalne ja hästi põhjendatud sündmustebaas.
Organisatsiooniline suhtlus on kõige laiem mitteametlike kanalite süsteem. See võib sisaldada järgmist tüüpi teavet:
- organisatsiooni struktuuri muutmine;
- tulevased tutvustused ja ülekanded;
- organisatsiooniliste vaidluste üksikasjad;
- tulevased tootmiskärped;
- mitteametlikud kohtumised jne
Teise klassifikatsiooni järgi kujuneb organisatsiooni kommunikatsiooni struktuur tasandite kaupa. Seega saab teabeedastusprotsesse rakendada vertikaalselt - see tähendab, et need võivad olla kahanevad ja tõusvad. Infoprotsesside langev rühm on teabe ülekandmine kõrgem alt tasemelt madalamale - näiteks kui töötaj alt küsitakse ülesannete, prioriteetide, soovitud tulemuste jms kohta. Ülespoole suunatud suhtlus toimub ettepanekute, aruannete vormis., selgitavad märkused jne.
Samuti tuleks esile tõsta suhtlusprotsesse osakondade vahel, töörühma ja ametiasutuste, ametiühingute esindajate ja juhtkonna vahel jne.
Suhtlusbarjääride tüübid
Organisatsioonilise suhtluskultuuri efektiivsust võib märgatav alt vähendada nn barjäärid – inimestevahelised barjäärid. Süsteemi tasemel on need jagatud mitmeks tüübiks.
Esimene takistus võib olla tingitud tajutingimustest. Juhi või mis tahes muu juhtimisstruktuuri esindaja ülesanne on mõista taju olemust, määrata kindlaks "reaalsus indiviidi jaoks". On teada, et inimesed ei reageeri mitte reaalsetele nähtustele oma keskkonnas, vaid selleleviise nende nähtuste tajumiseks. Taju mõjutavate tegurite mõistmisel on võimalik ületada palju takistusi.
Tajubarjääri levinuim näide on vastuvõtja ja saatja tegevusvaldkondade vaheline konflikt. Sama teavet saab tõlgendada erineval viisil sõltuv alt nende kogemusest. Inimesed võivad saada teavet valikuliselt, võttes arvesse nende huve, vaateid, nõudeid ja emotsionaalset seisundit.
Järgmist organisatsioonilist suhtlusbarjääri nimetatakse semantiliseks. Semantika on teadus sõnade kasutamisest ja neile tähenduse andmisest. Sageli põhjustavad teatud sõnad arusaamatusi, kuna need võivad kontekstist olenev alt oma tähendust muuta.
Mitteverbaalsed barjäärid on kolmas suhtlusbarjääride rühm. Me räägime mis tahes tegelastest peale sõnade. See on naeratus, pinges nägu, kortsus kulmud, silmside ja palju muud. Eriti oluline on siin intonatsioon – kuidas täpselt sõnu hääldatakse. Ühele ja samale fraasile võib anda erineva iseloomu, ebavõrdse emotsionaalse varjundi.
Ebaefektiivne tagasiside on organisatsiooni kommunikatsiooni neljas probleemne tegur. Kõik teavad saadetud sõnumile reageerimise väärtust. Vastasel juhul loeb üks osapooltest side ebaõnnestunuks.
Probleemide lahendamine organisatsiooni kommunikatsioonisüsteemis
Praegu on selleks välja töötatud mitu strateegiattõhus alt ületada suhtlusbarjäärid ja parandada suhtluse tõhusust organisatsiooni töötajate tasandil.
Esiteks peaks ettevõtte juhtkond pöörama tähelepanu oma töötajate suhtlemisoskuste arendamisele. Kõige populaarsem subjektidevahelise suhtluse meetod on aktiivne kuulamine. Selle tehnika tähendus seisneb kuulaja võimes aidata kõnelejal öelda täpselt seda, mida ta kavatses esialgu edasi anda. Aktiivsel kuulamisel on mitu põhimõtet:
- küsige küsimusi, kuid ärge katkestage kõnelejat;
- lahjendage vestluskaaslane teile, kujundage sõbralik ja soe õhkkond;
- ole kannatlik ja väldi konflikte õppimisfaasis;
- näita üles kaastunnet ja huvi vestluskaaslase vastu;
- püüdke häireid neutraliseerida, vältige välist sekkumist.
Teiseks peavad ülemused oma soovid ja ideed enne nende edasiandmist selgeks tegema. On vaja regulaarselt mõelda ja analüüsida küsimusi ja probleeme, millest tuleb saada ülekande objektid.
Tõhusat organisatsioonilist suhtlust saab saavutada selliste tehnikate kasutamisega nagu tagasiside andmine, "väljastpoolt vaatamine", vastuvõtlikkus võimalikele probleemidele jne.
Inimestevaheline suhtlus
Igasugust organisatsioonilise suhtluse vormi peetakse edukaks ainult siis, kui selle põhielemendid osutuvad kvalitatiivselt kujundatuks -inimestevahelise suhtluse nähtused. Kuidas õigesti kujundada suhtlust kahe või enama õppeaine vahel? Alustamiseks tuleb meeles pidada mõnda põhimõtet:
- öeldu või saadetud hävingu pöördumatus;
- tagasiside kui suhtlusprotsessi vältimatu tingimus;
- inimestevahelise suhtluse pöördumatus ja paratamatus ühiskonnas.
Suhtlemisel on kolm peamist vormi. See on tuntud dialoog, monoloog ja polüloog. Just viimane vorm mängib organisatsioonilise suhtlusvormi ülesehitamisel erilist rolli.
Suhtlusprotsesside optimeerimise viisid
Pöörake tagasisidele erilist tähelepanu. See on organisatsioonilise suhtluse oluline element. Selle komponendi rolli ei saa alahinnata. See on vastus, mis muudab suhtlusprotsessi kõige kvalitatiivsemaks ja tõhusamaks.
Pidage meeles, et tagasiside peaks olema õigeaegne ja selgelt struktureeritud. See peaks sisaldama ümbersõnastatud algset sõnumit ja mitmeid täpsustavaid küsimusi. Algset sõnumit – nii negatiivset kui positiivset – hinnata ei ole soovitav.
Kõige tavalisem ja usaldusväärsem viis tagasiside saamiseks on küsimuste esitamine. Enamasti on neid vaja sissetuleva sõnumi võrdlemiseks sellega, mida adressaat algselt kuulda tahtis. Sama kehtib ka saatja kohta: ta saab adressaadile esitada lisaküsimusi, et võrrelda saadetud materjali sellega, mis algselt formuleerima pidi.
Eestorganisatsiooni kommunikatsiooni tõhusat juhtimist, tuleb püüda arendada töötajate tehnilisi suhtlemisoskusi – nimelt memode kirjutamist, faksi, e-posti jne kasutamist.
Juhtimissüsteemid ja suhtluskultuur peavad olema selgelt paika pandud. Kaasaegsed organisatsioonid saavad kasutada korporatiivset tüüpi "kuuliliine" - kui töötajad saavad igal ajal kasutada infovahetust, esitada täpsustavaid küsimusi, avaldada oma mõtteid ja väärtushinnanguid, korraldada ühiseid piknikke, ekskursioone jne. Kõik need on organisatsioonilise suhtluse mitteametlikud näited.
Niisiis, organisatsiooni kommunikatsiooni tõhususe parandamiseks on üsna palju võimalusi. Samas jääb aktuaalseks üks küsimus: miks on andmevahetus- ja sideprotseduurid üldse vajalikud? Mis tähendus neil on ja mis tähendus neil on? Proovime seda täpsem alt välja mõelda.
Suhtlemise tähtsus organisatsiooniprotsessis
Kaasaegne periood kommunikatsiooniprotsesside arengus võimaldab hinnata seda nähtust kui toodet, mis on määratud sotsiaalse tootmise vajadustega. Traditsioonilised tegurid, nagu tööjõud, maa ja kapital, toimivad ainult siis, kui andmevahetus- ja sideprotseduure kasutatakse tõhus alt.
Suhtlemise all mõistetakse teabe edastamise ja reageerimise süsteemi. See on teadmiste, intellektuaalomandi, erineva teabe jm vahetamine. Juhtimiskommunikatsiooni tegevuste spetsialiseerumise kord on välja tooduderialateenuse eriliik, mille eesmärk on igat liiki organisatsiooni kapitali efektiivne moodustamine ja pädev arendamine. Seda eesmärki on võimalik saavutada ainult teabe edastamise eritehnoloogiate, tööriistade, meetodite ja mehhanismide kasutamisega.
On teada, et ilma suhtlemiseta pole suhtlust ja ilma suhtlemiseta ei saa rääkida ühegi rühma olemasolust. Seega on suhtlemine grupi ja selle elu arengu määrav tingimus.
Kõik suhtlused võib jagada kahte rühma: ametlik ja mitteametlik. Esimesse rühma kuuluvad ettenähtud tüüpi elemendid, st need, mis toimuvad kontrolliprotsessis. Mitteformaalsetel suhtlusviisidel on väiksem osakaal. Need tekivad spontaanselt ja enamasti neid ei arutata. Samas on iga töötaja oma olemasolu faktist teadlik.
Juht või muu juht peab hästi valdama suhtlusvahendeid. Tema kohustuste hulka kuulub saadud tööriistade õige kasutamine suhtlusprotsessis, barjääride ja tõkete ületamine.
Suhtlemise organisatsiooniline käitumine seisneb teabe edastamises juhtidele ja otsuste edastamisele esinejatele. Ilma kommunikatsiooniprotsessideta on võimatu üles ehitada organisatsiooni, aga ka tagada inimtegevuse koordineerimine.
Seega aitab infoedastusprotseduur kõiges: võimaldab luua ühenduse konkreetse organisatsiooni ja väliskeskkonna vahel, korraldadakõigi juhtimisfunktsioonide koostoime ja tehtud otsuste järjepidevus.
Sidevõrkude tüübid
Organisatsiooni kommunikatsioonisüsteemist rääkides tuleb eraldi välja tuua sidevõrgu mõiste. Kahte liiniga ühendatud organisatsiooniüksust nimetatakse kanaliks. Teabe edastamise ajal saab kanal siduda kaks või enam organisatsiooniüksust. Nii moodustub infovõrk – üsna tavaline nähtus iga organisatsiooni puhul.
Võrgud on avatud ja suletud. Avatud kanalites puuduvad takistused teabe liikumiseks olemasolevate kanalite kaudu. See on näiteks "ahel" - lineaarne ühendus teabe edastamiseks. "Kett" on tõhus korduvate, rutiinsete toimingute jaoks, kuid ei sobi pidev alt töötamiseks pidev alt muutuvates tingimustes. Sarnane skeem on "Ratas". Kogu teave jõuab varem või hiljem töötajani, kes on kesksel kohal.
Suletud võrkudes on teabe levitamine piiratud. Neid kasutavad organisatsioonid, mis hoiavad ärisaladusi.
