Töö tulemuste esitlemisel on väga oluline ette valmistada oma pöördumine publiku poole, arvestades suulise suhtluse põhinõudeid. Aruande kujundus näeb ette teabe selge ja kokkuvõtliku esituse, mis on publikule kergesti tajutav. Sellega seoses on oluline järgida aruande esitamise reegleid, mis aitavad teie kõne huvitavaks muuta.
Kõneleja põhieesmärk on põhimõtteliselt:
- teavitada kuulajaid millestki lühikese aja jooksul;
- demonstreerige visuaalset materjali (diagrammid, graafikud, diagrammid jne);
- proovige teavet edastada kõige hõlpsamini juurdepääsetavatel viisidel;
- kogu köite kõige kasulikuma ja olulisema teabe kristalliseerimiseks, andmete ja faktide esitamiseks, et neid oleks lihtne meeles pidada.
Lähtudes avaldamise eesmärgist, teemast, tegevusalast, sõltub ka aruande kujundus. Saate kirjutada vabas vormis sõnumi ja ka demonstratsiooni ajal esinejaga vab alt käituda. Mõnikord on vaja järgidanõutavad ehitusplokid.
Näiteks on teadusvaldkonna aruannete ülesehitus alati struktureeritud ja identne teadustööga, mille kohta ettekanne tehakse.
Heitkem pilk aruande põhikomponentidele. Näitena võtame teadustööd kujutava raporti kujunduse. Sarnane toimingute algoritm sobib aruande koostamiseks mis tahes teemal.
- Tekst peab algama tervitusega. Näiteks: "Lugupeetud kohalviibijad, komisjoni liikmed, külalised (siin peaksite loetlema peamised kohalviibijate rühmad, olenev alt sündmuse iseloomust)!".
- Tutvustada kohalviibijaid aruande teema selge pealkirjaga. Saate seda teha: "Teie tähelepanu on oodatud teema aruandele … Lubage mul alustada …" (Kui see on teaduslik teema, võite alustada pakutud teema asjakohasusest, seejärel liikuda edasi eesmärgi, ülesannete ja seejärel protsessi ja tulemuste ülevaateni).
- Edasi, pärast sissejuhatavat osa, võite hakata ümber jutustama teadusliku (turundus jne) uurimistöö põhiprotsessi. Seda üleminekut on soovitav sõnadega alla joonida. Publikul on lihtsam orienteeruda ja teil on lihtsam nende tähelepanu hoida. Selle võib sõnastada järgmiselt: „Nüüd lubage mul liikuda edasi uuringu peamiste tulemuste juurde. Lubage mul nüüd tutvustada meie uurimistöö etappe üksikasjalikum alt.”
- Väga hea oleks kogu info plokkideks jagada. Seda saab teha, soovitades kogu protsessi käsitleda eraldi etappidena. Näiteks: "Teema uurimine … toimus aastalmitu etappi. Nüüd räägime neist lühid alt. Nii et esimeses etapis pöördusime… ".
See osa raportist on kõige informatiivsem, pikem, seega peate veenduma, et publiku huvi ei kaoks. Selles aitavad teid erinevad esitlusmaterjalid, mis sisaldavad graafikuid, diagramme, illustratsioone jne.
Aga tuleb meeles pidada, et nende liigne kogus võib publikut veelgi rohkem väsitada ja ärritust tekitada. Seetõttu tasub valida kõige olulisemad ja vajalikumad kõnet tugevdavad slaidid ning vältida igasuguste piltide kaleidoskoopi, mille nägemiseks inimesel vaev alt aega jääb, rääkimata nende mõistmisest.
- Tasub arvestada, et peate selgelt aru saama, milline illustratsioon tekstiga kaasneb. Need peavad sobima ja üksteist täiendama. Kogu aruande tekstis on väga vaja teha märkmeid selle kohta, mis täpselt slaid teatud sõnade hääldamisel ekraanil peaks olema.
- Aruande lõpus on vaja lühid alt kokku võtta olulisemad asjad, teha loogiline järeldus. Lühid alt öeldes. milleni te oma järeldustes jõudsite, milliseid arenguteid näete edasi.
- Väljendage kindlasti tähelepanu eest tänu, pakuge võimalust arutelu juurde minna.
Lõppkokkuvõttes võib öelda järgmist: „Tänan (kellelegi) võimaluse eest sõna võtta, kohalviibijaid tähelepanu eest. Teen ettepaneku jätkata esitatud tulemuste arutamist.”
Nagu näete, peaks aruande kujundus olema võimalikult struktureeritud. See onaitab kõnelejal endal hõlpsasti infos navigeerida, küsimustele vastata, nii arutelupunktide puhul kui ka kogu arutelu vältel ikka ja jälle teksti juurde tagasi pöörduda.
