Organisatsioonistruktuuride kujundamine on samm-sammuline metoodika, mis tuvastab töövoo, protseduuride ja süsteemide düsfunktsionaalsed aspektid, joondab need ümber praeguse äritegevuse tegelikkuse ja eesmärkidega ning seejärel töötab välja plaanid uute muudatuste rakendamiseks. Protsessi eesmärk on parandada nii ettevõtte tehnilisi kui ka personali aspekte.
Enamiku ettevõtete jaoks parandab projekteerimisprotsess organisatsiooni, tulemusi (kasumlikkus, klienditeenindus, ettevõttesisesed tegevused) ja töötajaid, kes on volitatud ja ettevõttele pühendunud.
Disainiprotsessi tunnuseks on kõikehõlmav ja terviklik lähenemine organisatsiooni täiustamisele, mis mõjutab ettevõtte elu kõiki aspekte, nii et saate õige metoodika väljatöötamisel saavutada järgmised eelised:
- Suurepärane klienditeenindus.
- Kasumlikkuse suurendamine.
- Töötavuse väheneminekulud.
- Parem tõhusus ja tsükliaeg.
- Pühendunud ja pühendunud töötajate kultuur.
- Selge strateegia oma ettevõtte juhtimiseks ja kasvatamiseks.
Disain viitab inimeste integreerimisele põhiliste äriprotsesside, tehnoloogiate ja süsteemidega. Hästi läbimõeldud organisatsioon tagab, et ettevõtte vorm on kooskõlas selle eesmärgi või strateegiaga, vastab äritegevuse tegelikkusega seotud väljakutsetele ja suurendab oluliselt tõenäosust, et inimeste ühised jõupingutused on edukad.
Kuna ettevõtted kasvavad ja väliskeskkonna väljakutsed muutuvad keerukamaks, muutuvad kunagi toiminud äriprotsessid, struktuurid ja süsteemid takistuseks tõhususele, klienditeenindusele, töötajate moraalile ja rahalisele kasumlikkusele.
Organisatsioonid, mida perioodiliselt ei värskenda, kannatavad järgmiste sümptomite all:
- Ebaefektiivne töövoog ilma lisandväärtuse jaotuste ja etappideta.
- Ülepingutus ("meil pole aega seda õigesti teha, aga meil on aega seda uuesti teha")
- Killustatud töö vähese tähelepanuga suuremale hüvele.
- Teadmiste ja kliendile orienteerituse puudumine.
- Vastuvuse puudumine ("See pole minu töö").
- Katke ja süüdistage probleemide tuvastamise ja lahendamise asemel.
- Otsuste tegemise viivitused.
- Inimestel pole probleemide lahendamiseks teavet ega volitusi.
- Juhtkond, mitte eesliin, vastutab probleemide lahendamise eest, kui asjad lähevad valesti.
- See võtab paljuaeg midagi ette võtta.
- Süsteemid on halvasti määratletud või suurendavad väärkäitumist.
- Usaldamatus töötajate ja juhtkonna vahel.
Kasutatud meetodid
Oluline on arvestada, et tegemist on erinevate interaktsioonisüsteemidega. Kuigi organisatsioonistruktuuride kujundamise protsess on kohandatav iga ettevõtte suuruse, keerukuse ja vajadustega, ei piirdu see kõrgema juhtkonna sisemiste nõudmistega. Iga lahendustee töötatakse välja individuaalselt. Süsteem ise põhineb järgmistel meetoditel, mis on loetletud allpool.
1. Planeerimisprotsessi harta
Tippjuhtidena olete kokku tulnud, et arutada praeguseid äritulemusi, ettevõtte olukorda, keskkonnanõudeid ja vajadust sellise protsessiga alustada. Millised on järgmised toimingud? Koostate organisatsiooni kavandamise protsessi harta. See sisaldab "muudatuse põhjust", soovitud tulemusi, ulatust, ressursside jaotamist, ajastust, osalemist, kommunikatsioonistrateegiat ja muid parameetreid, mis projekti juhivad.
Aeg-aj alt võib juhtkond enne projekti muutmise algatuse alustamist läbida kas strateegilise planeerimise protsessi või meeskonna arendamise protsessi, olenev alt sellest, kui selgelt nad mõistavad oma strateegiat ja kui hästi nad meeskonnana koostööd teevad.
2. Uue poliitika väljatöötamine
Juhtkond (või teised, kes on protsessis osalema kutsutud) vaatavad ette ja kavandavad organisatsioonistruktuurid, mis sisaldavad soovitusi "ideaalseks tulevikuks". Sellel tasemel hõlmavad selle protsessi etapid järgmist:
- Määrake kindlaks oma peamine korralduspõhimõte.
- Põhiliste äriprotsesside optimeerimine, mis toovad klientidele tulu või tulemusi.
- Protseduuride dokumenteerimine ja standardimine.
- Inimeste organiseerimine põhiprotsesside ümber. Põhitööks vajaliku personali arvu määramine.
- Määrake ülesanded, funktsioonid ja oskused. Millised on iga meeskonnafunktsiooni tulemuslikkuse mõõdikud? Kuidas nende üle kohut mõistetakse ja vastutusele võetakse?
- Tuvastage kogu organisatsiooni erinevate meeskondade ja osakondade varustus, paigutus ja personalivajadused.
- Määratlege tugiressursid (rahandus, müük, personal), missioon, personal ja nende asukoht.
- Määratlege juhtimisstruktuur, mis pakub strateegilist, koordineerivat ja operatiivset tuge.
- Koordinatsiooni- ja arendussüsteemide täiustamine (värbamine, koolitus, töötasu, teabe jagamine, eesmärkide seadmine).
Mingil hetkel muutub projekteerimisprotsess üleminekuplaneerimiseks, kuna pannakse paika kriitilised teostuskuupäevad ja luuakse konkreetsed tegevuskavad uue projekti elluviimiseks.
Ja selle sammu põhiosa on edusammudest teavitamine teistele organisatsiooni liikmetele. Välja on töötatud kommunikatsiooniplaan, mis harib inimesi toimuvast. Haridus toob teadlikkust ja kaasatustiga - kohustuste alguseni.
3. Projekti rakendamine
Nüüd on ülesandeks projekt ellu äratada. Organisatsioonistruktuuride kujundamise meetodid peaksid alati sisaldama rakendamise elemente. Ilma nendeta ülesanded ei tööta. Inimesed on organiseeritud loomulikeks töörühmadeks, kes õpivad uut kava, meeskonnaoskusi ja algatusrühmade moodustamist. Uuritakse uusi töörolle ja luuakse uusi suhteid üksuses ja väljaspool seda.
Varustus ja tehnilised vahendid on ümberkorraldamisel. Muudetud ja kohandatud on tasustamissüsteeme, tulemuslikkuse parandamise süsteeme, infovahetus-, otsustus- ja juhtimissüsteeme. Osa sellest saab kiiresti teha. Mõned ettevõtted võivad nõuda rohkem üksikasju ja neid rakendatakse pikema aja jooksul.
Juhised
Organisatsiooni kujundamise meetodid täidavad erinevaid ärifunktsioone. Need on loodud konkreetsete motiivide rahuldamiseks. Samuti tuleb teha jõupingutusi, et viia organisatsiooni struktuur vastavusse muutuvate vajadustega. Hea süsteem mitte ainult ei hõlbusta suhtlust, vaid toob ka efektiivsust erinevates segmentides. Seetõttu on arendamisel oluline pöörata tähelepanu põhimõtetele.
1. Tõhususe julgustamine
Ettevõtte organisatsioonilise struktuuri kujundamine sisaldab töötajate jaoks positiivseid elemente. Vastuseks võite saada töötajatelt positiivse vastuse. Organisatsioonistruktuuri põhieesmärk on tõhustada erinevaid funktsioone. Süstemaatiline töö ei jäta midagi juhuse hooleks ja iga tegevus on kooskõlastatud, et seda maksimaalselt täita.
Organisatsiooni liikmed püüavad maksimeerida kaupade ja teenuste toodangut antud ressurssidest. Püütakse süstemaatiliselt, ratsionaalselt ja koordineeritud jõupingutusi erinevate raiskamiste ja kadude ohjamiseks. Tegevuse efektiivsuse tagamiseks on välja töötatud erinevaid organisatsioonimudeleid. Nad on otsustanud oma eesmärke saavutada.
2. Suhtlus
Ettevõtte organisatsioonilise struktuuri kujundamine hõlmab kontaktide loomise hetke kõigis osakondades. Suhtlemine on probleem number üks igas organisatsioonis. Hea struktuur tagab korraliku suhtluskanali organisatsioonis töötavate inimeste vahel. Hea struktuuriga on näidatud ka väljakujunenud aruandlussuhted ja aruandjate hierarhia. Vaja on horisontaalset, vertikaalset ja külgmist suhtlusprotsessi ning seda teeb hästi planeeritud struktuur.
3. Ressursside optimaalne kasutamine
Ressursside õige jaotamine aitab kaasa ka nende optimaalsele kasutamisele. Organisatsiooni organisatsioonilise struktuuri kujundamine paneb olulisema koha ühiste eesmärkide saavutamise tegevustele. Sündmused paigutatakse vastav alt nende tähtsusele süsteemis ning tehakse vastavad soovitused ressursside jaotamiseks. Varade optimaalne jaotamine on ettevõtte kasvu jaoks hädavajalik.
4. Tööga rahulolu
Heaorganisatsiooni organisatsioonilise struktuuri kujundamine tagab, et erinevate ettevõttes töötavate inimeste kohustused ja vastutus on selgelt määratud. Tööd jaotatakse vastav alt nende teadmistele, kogemustele ja erialale. Inimesed saavad võimaluse oma tööd selgitada. Kui inimesed saavad töötada piirides, tunnevad nad tööga rahulolu.
5. Loov mõtlemine
Organisatsioonistruktuuride kujundamise põhimõtted võivad hõlmata objekti vab alt planeerida ja teostada oma tööd. See võimaldab inimesel mõelda ja töötada välja uusi ja paremaid viise käsilolevate ülesannete täitmiseks. Organisatsiooniline struktuur püüab paigutada inimesed kohtadesse, kus nad on kõige sobivamad. Paljud inimesed on oma loovuse kaudu aidanud kaasa juhtimismõtlemise arendamisele ettevõtte teatud osas.
6. Haldamise lihtsus
Selle protsessi optimeerimisel põhinevad ka organisatsioonistruktuuride kujundamise põhimõtted. Ettevõttes töötab palju inimesi. Nende funktsioon tuleks määratleda ja vastutused määrata vastav alt organisatsiooni nõuetele. Hea struktuur aitab luua suhteid erinevatel ametikohtadel töötavate inimeste vahel. Organisatsioonisüsteem on mehhanism, mille abil juhtkond juhib, koordineerib ja kontrollib erinevate isikute tegevust.
Hästi läbimõeldud struktuur aitab nii ettevõtte juhtimisel kui ka juhtimisel. Garanteeritud on, et ükski tegevus ei jää järelevalveta ja tööd jagub sissevastav alt seda teostavate isikute võimalustele. Hästi läbimõeldud organisatsioonilise ülesehituse sammud on hea juhtimise suureks abiks. Kaaluge neid.
Disaini etapid
Loodav süsteem peab vastama ettevõtte nõuetele. See peaks tagama tööjõu optimaalse kasutamise ja erinevate funktsioonide nõuetekohase täitmise. Vajalikud on harmoonilised suhted erinevatel ametikohtadel olevate inimeste vahel. Konstruktsioonide projekteerimine on oluline ülesanne, mida tuleb hoolik alt kaaluda. Allpool on loetletud peamised punktid, mille põhjal täielikku planeerimist välja töötatakse.
1. samm: tegevuste määratlemine
Tuleb määratleda ettevõtte eesmärkide saavutamiseks võetavad meetmed. Samuti on vaja määratleda funktsioonid, mida tuleb erinevate eesmärkide saavutamiseks täita, ja nende funktsioonidega seotud toimingud. Ilma selle organisatsioonistruktuuri kavandamise etapita ei saa juhid soovitud tulemust.
Põhitegevused jagunevad iga tööstusharu mitmeks alatüübiks. Liikide määratlemisel tuleb silmas pidada, et ükski neist pole pääsenud tegevuste dubleerimisest ning erinevaid funktsioone täidetakse kooskõlastatult.
2. samm: tegevuste rühmitamine
Tihed alt seotud ja sarnased tegevused on rühmitatud osakondade ja tööstusharude järgi. Tegevustevaheline koordineerimine on saavutatav ainult korraliku kogumise kaudu. Rühmitatud vaatedtegevusi saab määrata erinevatele ametikohtadele. Üksikisikutele juhiste andmine loob autoriteedi ja vastutuse. See organisatsioonistruktuuride kujundamise tegur võimaldab teil suurendada konkreetse töötaja tähtsust. Volitused on delegeeritud erinevate osakondade madalamatele tasanditele ja kehtestatakse vastutusalad.
3. etapp: volituste delegeerimine
Delegeerimine on haldusprotsess, mille käigus inimesed teevad midagi teisiti, pannes nad vastutama. Kui organisatsioonis luuakse erinevad töökohad, määratakse neile isikutele töökoht. Töö tegemiseks on vaja volitusi. Volitusi delegeeritakse erinevatele isikutele vastav alt vastutuse jaotusele. Organisatsiooni juhtimisstruktuuri kavandamise viimane etapp peaks seda selgelt kajastama. Ülesande määramise käigus luuakse organisatsioonis autoriteet, süsteem, mis määrab, kes kellega formaalselt suhtleb.
Hea süsteemi omadused
Organisatsioonistruktuuri kujundamine viitab sellele, et loodud seade peab vastama ettevõtte erinevatele vajadustele ja nõuetele. Tuleb meeles pidada, et igal ettevõttel on oma ainulaadne juhtimisvorm. Kui vaadelda funktsioone tervikuna, siis kokkuvõttes näevad need välja järgmised.
1. Tühjendage volitused
Organisatsiooni juhtimisstruktuuride kujundamise põhitõed saavad alguse põhihierarhia loomisest. Peab olema selge võimujoon ül alt alla. Volituste üleandmine peaks toimuma etappide kaupa ja vastav alt määratud töö iseloomule. Kõik sisseorganisatsioonidel peab olema täielik arusaam konkreetsele isikule delegeeritud tööst ja volitustest. Selle selguse puudumisel tekivad segadused, vaidlused ja konfliktid.
2. Piisav volituste delegeerimine
Organisatsioonistruktuuride kujundamise ülesanded hõlmavad lisaks pädevat vastutuse jaotust. Volituste delegeerimine peab olema kooskõlas kehtestatud vastutusega.
Kui määratud ülesande vastuvõtmiseks pole piisav alt jõudu, siis tööd ei lõpetata. Mõnikord määravad juhid alluvatele ülesandeid ilma neile vastavaid volitusi andmata, mis viitab nende otsustusvõime puudumisele. Ebapiisavad ülesanded tekitavad alluvatele probleeme, sest nad ei pruugi täita kehtestatud nõudeid.
3. Vähem juhtimistaset
Organisatsioonistruktuuri kujunduselemendid peaksid vältima keerulisi mustreid. Võimaluste piires on vaja vähendada, kuid mõistlikes piirides, juhtimistasemeid. Mida suurem on nende tasemete arv, seda suurem on juurdepääsu viivitus. Otsuste ülev alt alla ülekandmine võtab kauem aega.
Samamoodi kulub madalamatelt tasemetelt pärit teabel tippu jõudmiseks kaua aega. Juhtimistasandite arv sõltub tegevuse iseloomust ja ulatusest. Iga probleemi jaoks ei saa määrata konkreetset struktuuride arvu, kuid tuleks teha jõupingutusi, et need oleksid võimalikult väikesed. See optimeerimine vähendab kulusidaeg.
4. Juhtimisvahemik
Organisatsiooni juhtimisstruktuuride kujundamise protsess peaks hõlmama ka järelevalvefunktsioone. Järelevalve aste viitab inimeste arvule, keda juht saab vahetult juhendada. Inimene peaks jälgima ainult nende alluvate arvu, kellega ta saab otse suhelda.
Järelevaldatavate inimeste arvu ei saa universaalselt määrata, sest see sõltub töö iseloomust. Tuleb teha jõupingutusi, et hoida hästi juhitud rühma järelevalve all, vastasel juhul tekib ebaefektiivsus ja tulemuslikkus.
5. Lihtsus ja paindlikkus
Organisatsioonistruktuuride kujundamise lähenemisviisid ei tohiks muutuda keeruliseks. Te ei tohiks lisada tarbetuid kontrollitasemeid. Hea struktuur peaks vältima ebaselgust ja segadust. Samuti peab süsteem olema paindlik, et kohaneda muutuvate vajadustega.
Võib toimuda laienemine või mitmekesistumine, mis nõuaks kohustuste ja vastutuse ümberliigitamist. Organisatsiooni struktuur peab suutma kaasata uusi muudatusi põhielemente kohandamata. See võimaldab teil mitte muuta kõiki varem sisestatud sätteid.
Põhielemendid
Organisatsiooni disaini analüüs peaks näitama ettevõtte talentide juurutamise strateegiat. See, kas see juurutus saavutab ärieesmärgi, sõltub osaliselt üldise sisemise süsteemi tugevusest. Organisatsioonidisain loob töösuhteid inimeste vahel, kehtestab vastutuse piirid jamäärab, kes kelle ees vastutab.
Ettevõtte struktureerimiseks on mitu võimalust. Organisatsiooni juhtimisstruktuuride kujundamise õiged põhimõtted tulenevad ettevõtte vajadustest ja püüdlustest. Selle põhjal reklaamivad nad õigeid inimesi.
1. Strateegia
Parim lähenemine organisatsiooni ülesehitusele võtab arvesse ettevõtte strateegilisi plaane. Selline tegevus aga tuleneb ettevõtte visioonist. Missioon – ettevõtte olemasolu põhjus – eesmärk.
Visioon on ettevõtte kõrgeim saavutus, püstitatud ülesannete elluviimine. Kõik strateegiad püüavad visiooni ellu viia ja organisatsiooni struktuur peab neid jõupingutusi toetama. Näiteks võib ettevõte, kes on otsustanud laieneda välisturgudele, koonduda geograafilistesse divisjonitesse. Strateegia muudatused nõuavad ajakohastatud struktuuriprojekti
2. Keskkonnategurid
Organisatsiooni kujundajad ei saa ignoreerida ärikeskkonda, milles töötajad töötavad. Ettearvamatu, kiiresti muutuv süsteem nõuab paindlikkust, kohanemisvõimet ja asutustevahelist koostööd.
Sellises olukorras piirab mehaanilist tüüpi ettevõtte juhtimise organisatsioonilise struktuuri ülesehitus töötajate osavust ja reageerimisvõimet. Selle asemel saavad arendajad üles ehitada orgaanilise horisontaalse süsteemi, mis tasandab valitsustasandid ja detsentraliseerib otsuste tegemise. Samal ajal võimaldab stabiilne keskkond kasutada mehhaanilises struktuuris kontrolle, täpselt määratletud ülesandeid ja tsentraliseeritud volitusi.oma vertikaalse kasvava võimsusega.
3. Ettevõtte suurus
Väikeettevõtetel, kus on vähe inimesi, on sageli erinevad rollid, nad on mitteametlikud ega kirjuta palju reegleid. Kuna ettevõte tekib orgaaniliselt, oleks viga püüda sellele peale suruda formaalset, mehhanistlikku struktuuri. Sel juhul ei tohiks organisatsiooni struktuuri ja süsteemi ülesehitus sisaldada sisemiste tegevuste läbiviimise imperatiivseid ja konservatiivseid elemente.
See oleks kasutu tegevus. Lisaks võib tegevust segada tarbetu bürokraatia. Suured organisatsioonid vajavad rohkem kontrolli ja järelevalvet. Mehaaniline struktuur loob selge aruandekohustuse ja sobib seetõttu suure töötajate arvuga ettevõtetele.
4. Ettevõtte vanus
Ettevõtte elu alguses annab selle väiksus orgaanilisi struktuurseid omadusi, mis soodustavad paindlikkust ja paindlikkust. Kui ettevõte areneb ja laieneb, algab see:
- mehhaniseerige, lisades reegleid, eeskirju ja protseduure;
- seadista selgelt määratletud eesmärgid;
- rakendada ulatuslikke sisekontrollisüsteeme ja käsuahelaid.
Lühid alt öeldes sünnitab küpsus bürokraatiat. Mida vanem on ettevõte, seda tõenäolisem on, et sisemine süsteem muutub kohmakaks, luues tõkke innovatsioonile, kohanemisvõimele ja kiirele reageerimisele. Organisatsiooni kavandamise protsessis tuleb arvestada, mil määral on vanal ettevõttel vaja enda vähendamiseks ümberstruktureeridamehhaniseeritud süsteem. Vastasel juhul võivad tekkida tõsised juhtimis- ja personaliprobleemid.
Struktuuriprojektid
Struktuuriprojektidel on oma plussid ja miinused, seega peavad disainerid iga sammu hoolik alt kaaluma. Kaks levinud teemat on funktsionaalne ja jaotus. Funktsionaalne struktuur loob osakonnad vastav alt sellistele tegevustele nagu tootmine, turundus ja rahandus.
Klastritega seotud tegevused suurendavad tõhusust, kuid võivad luua osakondade vahel takistusi. Jaotusstruktuur rühmitab inimesed vastav alt tootele, kliendile või geograafilisele asukohale, luues tõhus alt väikeettevõtteid, millel on oma turundus-, finants- ja tootmisvõimalused. See hoiab osakonnad keskendununa ja reageerimisvõimelisena, kuid dubleerib äritegevust osakondade vahel ja ettevõtte sees tervikuna.
Juhtimistüübi skeem
Organisatsioonidiagramm kujutab endast formaalset tüüpi kujundust visuaalselt. Plaan näitab organisatsiooni struktuuri, suhteid ja ametikohtade suhtelist taset igas tööstusharus. See aitab korraldada töökohta, tuues välja alluvate kontrolli suuna.
Isegi väike ühe inimese ettevõte võib kasutada mõnda organisatsiooniskeemi, et näha, milliseid funktsioone tuleb teha. Selline planeerimine ja visioon struktureerib tööd ning aitab realiseerida kõiki ülesandeid ning lahendada esilekerkivaid suhtlusprobleeme.probleeme.
Organisatsioonitabelid pakuvad järgmisi eeliseid:
- Edasta tõhus alt organisatsiooni-, teenindus- ja ettevõtteteavet.
- Võimaldada juhtidel teha ressursiotsuseid, luua alus muudatuste juhtimisele ja edastada tegevusteavet kogu organisatsioonis.
- Kõik, mis puudutab äritegevust, peaks toimuma läbipaistval ja prognoositaval viisil.
- Pakub kiiret asendust ametlikele ärihierarhiatele.
- Ütleb organisatsioonis kõigile, kes mille eest vastutab ja kes kellele aru annab.
Muidugi on organisatsiooni ülesehituse vaadetel mõned piirangud:
- Need on staatilised ja paindumatud, sageli aegunud, kuna ettevõtted muutuvad ja läbivad kasvufaasi.
- Need ei aita mõista, mis mitteametlikus organisatsioonis tegelikult toimub. Reaalsus on see, et organisatsioonid on sageli üsna kaootilised.
- Nad ei tule toime ettevõtte piiride muutumisega allhanke, infotehnoloogia, strateegiliste liitude ja võrgumajanduse tõttu.
Esimeses staadiumis võib ettevõte otsustada ametlikku organisatsioonilist struktuuri mitte luua. Ettevõte peab aga eksisteerima ka ilma selgelt määratletud plaanita, et arengukäik oleks edukas. Enamik väikeettevõtteid peab organisatsiooni diagramme kasulikuks, kuna need aitavad omanikul või juhil jälgida kasvu ja muutusi igas valdkonnas ja suunas.
Järeldus
See disainilahendus parandab oluliselt kvaliteeti, klienditeenindust,tsükliaeg, vähenenud käive ja töölt puudumised, suurenenud tootlikkus 25-lt vähem alt 50%-le. Hea uudis on see, et plaani saab kasutada peaaegu igat tüüpi ja suurusega ettevõtete jaoks. Disaini valmimiseks kuluv aeg varieerub sõltuv alt ettevõtte olemusest, suurusest ja ressurssidest. Suured ja keerulised projektid valmivad päevade jooksul. Väikesed ettevõtted nõuavad palju vähem aega ja ressursse.
