Artikkel annab selgitusi selliste mõistete kohta nagu sissetulev ja väljaminev dokumentatsioon, dokumendivoog ja selle struktuur, dokumendivoog, selle režiim ja tsüklilisus, sise- ja välisdokumentatsioon. Antud on kantseleitöö käigus vajaliku info esiletõstmise ja selle säilitamise viisid jooksvates juhtumites ja arhiivides.
Dokumendivoo tüübid
Praegusel teabeajastul on võimatu ette kujutada ühegi tootmis-, tarbimis-, reguleerimis- või turustusstruktuuri toimimist ilma dokumentatsioonita. Dokumentatsiooniga töötamine tänapäeva infopaberi- ja elektroonilise buumi tingimustes muutub üha keerulisemaks. Muutuvad info kandjad, muutuvad inimesed, kes seda töötlevad, muutub info kasutamise õigusväli. Samuti võivad muutuda dokumendivoo kontseptsioon ja struktuur.
Dokument kui dokumendivoo ühik
Dokument on teave, mis on salvestatud mis tahes materiaalse objekti kujul. Dokument võib olla foto, video, helisalvestis, rääkimatapaberkandjad ja failid. Kuid dokumendist saab dokument ainult siis, kui sellel on mitmeid vajalikke nõudeid. Neid nõudeid nimetatakse üksikasjadeks ja need on kohustuslikud tunnused, mis on seaduse või määrustega kehtestatud teatud tüüpi dokumentidele. Organisatsiooni- ja haldusdokumentide registreerimiseks on näiteks GOST R 7.0.97-2016. Üks tähtsamaid detaile on dokumendi kuupäev (mõnikord isegi kellaaeg).
Mis on dokumendivoog
Dokumendivoog on dokumentide liikumine infoloomepunktide, infotöötluspunktide, infosalvestuspunktide ja teabe otsekasutajate vahel. Dokumendivood on väga erinevad dokumentide tüübi ja sisu, viisi ja tsüklilisuse, liikumisviiside jms poolest.
Dokumendivood organisatsioonis (see tähendab ka ettevõtteid) jagunevad suuna järgi sissetulevateks ja väljaminevateks. Iga tüüpi voogu tuleb üksteisest eraldada, et vältida vigu ja segadust dokumentidega töötamisel.
Sissetulev dokumendivoog koosneb dokumentidest, mis tulevad organisatsiooni posti, e-kirjaga, tuuakse sihilikult (kulleritega). Sissepääsu juures olevad dokumendid tuleb sorteerida, mittevajalikud – prügikasti viia. Vajalikud või võimalikud dokumendid tuleks registreerida ajakirjades (paber- või elektrooniline), kus on märgitud kättesaamise kuupäev, dokumendi nimi ja andmed (dokumendi kuupäev, saatja nimi jne), organisatsiooniüksus, kuhu saadetakse dokument saadeti.
Väljuvate dokumentide voog koosneb dokumentidest, mis on loodud jaorganisatsiooni poolt välja antud või töödeldud. Kõikidele väljasaadetavatele dokumentidele tuleb anda seerianumber, neid kontrollitakse vajalike andmete olemasolu ja õigsuse suhtes, need tuleb registreerida päevikusse, märkides kuupäeva (reeglina on see dokumendi allkirjastamise kuupäev), väljamineku number ja dokumendi koostanud osakonna kood.
Kui dokumendivoogu ei ole võimalik koheselt töödelda (selle järsk kasv), on vaja suurendada dokumente menetlevate töötajate arvu, et vältida vigu ja viivitusi, mis on organisatsioonile sageli väga kulukad.
Dokumendivoogude tüübid võivad olla väga erinevad, kõik sõltub organisatsiooni tegevuse tüübist ja töömeetoditest.
Suurte organisatsioonide ja ettevõtete jaoks on õigesti struktureeritud dokumendivoog sama oluline kui materjalide või toodete voog. Suurte dokumendivoogude jaoks töötatakse välja ja rakendatakse isegi dokumentaalseid tehnoloogilisi protsesse.
Väliste ja sisemiste dokumendivoogude kontseptsioon
Organisatsioonis saab lisaks sissetulevale ja väljaminevale infole ka sisemine, s.o. teave, mis on loodud ja mida kasutatakse ainult organisatsiooni enda sees. See teave võib olla teatud määral salajas ega ole avalikult kättesaadav isegi samas osakonnas. Tavaliselt ei aktsepteerita sama organisatsiooni osakondade vahelist kirjavahetust. Dokumentaalseks suhtluseks kasutatakse osakonnajuhatajate allkirjastatud nn teenindusmärkmeid (aruanded, seletuskirjad, tõendid). Lisaks märgukirjad sisseorganisatsioonid täidavad korraldusi, juhiseid, sertifikaate, tehnilist dokumentatsiooni ja muud dokumentatsiooni.
Sisemine dokumendivoog peab neil põhjustel olema selgelt reguleeritud, et salajane teave ei satuks avalikesse kohtadesse isegi väljavõtete või osade kujul. Seetõttu ei ole siseteave ette nähtud väljuma organisatsioonist ja mõnikord ka ühe üksuse piiridest. Sel juhul edastatakse selline teave osakonnast osakonda ainult osakonnajuhataja loal ja salvestatakse edastamise ajal (isegi organisatsiooni arhiivi) spetsiaalsetesse ajakirjadesse, kus on märgitud adressaat ja kinnitatakse tema volitused vastu võtta (dokumentidega töötamise luba).
Dokumendivoo parameetrid
Dokumendivoog on keeruline süsteem, mida iseloomustavad järgmised parameetrid:
- sisu (või milliseid funktsioone see täidab);
- struktuur;
- režiim ja tsüklilisus;
- suund;
- heli;
- muu.
Sisu või funktsionaalsus
See dokumendivoo parameeter on organisatsioonis kasutatavate dokumentide loend ja nendes dokumentides sisalduva teabe koostis. See väärtus on konstantne vähesel hulgal organisatsioonidel, mille tegevus on väga spetsiifiline ja ajas konstantne (tavaliselt on need kohtud, arhiivid, registrid ja muud tootmisvälised organisatsioonid). Enamiku organisatsioonide, eriti tootmisorganisatsioonide jaoks on dokumendivoog mittekonstantne väärtus, mis muutubsõltuv alt erinevatest muudatustest: tegevuse liik, partnerid, tehnoloogiad, materjalid, seadusandlus ja muud muutuva tootmise ja ajutised muudatused.
Dokumendivoo struktuur
Töövoo kontseptsiooni ja struktuuri saab kirjeldada tunnustega, millega dokumentide klassifikatsioon ja nende indekseerimine on antud, kogu orientatsioonisüsteem kujuneb organisatsiooni dokumentide referentsaparaadis. Tavaliselt vastab selline struktuur dokumendivoo tüübile ja eesmärgile.
Režiim ja tsüklid
Need parameetrid määravad aja jooksul sissetuleva teabe koormuse muutused. See on näiteks töömahu järsk tõus õppeasutusse sisseastujate isikutoimikutega vastuvõtukampaania ajal või õpilaste dokumentidega sessioonide ja lõpetamise ajal.
Sellised muutused on seotud organisatsiooni sisemiste rütmidega ning on tavaliselt üsna etteaimatavad ja planeeritavad.
Muudatused dokumendi voo suunas
Need muudatused on seotud infotöötlusüksuse töö sisuga. Need on erinevused dokumentide registreerimise viisides, dokumentide vormistamise tähtaegade jälgimise viisides, nendega tutvumise viisides ning eelkõige erinevate dokumentide kooskõlastamises ja kooskõlastamises. Muudatusi dokumendivoogude suunal mõjutavad ka sisemised muudatused organisatsioonide struktuuris ja suunas.
Dokumendivoo maht
Dokumendivoo maht on summadokumendid (nii originaalid kui ka koopiad), mida saab väljendada nii dokumentide endi arvuga kui ka lehtede, märkide, esitajate ja isikute arvuga, kellega dokument on kokku lepitud. Näiteks partnerorganisatsioonide arv, kellega peate lepingu sõlmima või kellega peate selle allkirjastama.
Organisatsiooni töövoog hõlmab dokumentide koguarvu kõigis voogudes.
Dokumendivoogudega töö parandamine organisatsioonis
Selle töö täiustamiseks on vaja uurida kogu paberimajanduse protsessi, kehtestada selged soovitused, mis muudavad protsessi tehnoloogiliselt pädevaks: kõrvaldada dokumentidega töötamisel dubleerimine, välistada dokumentide kinnitamine sellega mitteseotud osakondades. Mida suurem on dokumendivoog, seda koormatum on organisatsiooni haldusaparaat või vähem alt suurem osa sellest.
Personali dokumentidega töö parandamise üks põhipunkte on nende erialase ettevalmistuse tase dokumendivoo kõikides etappides, personali optimaalne töökoormus, dokumendiga töötamise selge regulatsioon igas osakonnas.
Reguleerimine ja standardiseerimine suurte dokumendivoogudega võimaldab kasutada mehhaniseerimist ja kontori automatiseerimist, vähendada dokumentidega töötavate töötajate arvu optimaalse arvuni.
Kahjuks alahinnatakse teavet dokumendivoogude mahu kohta ebatäiuslike arvestusmeetodite tõttu.
Põhilinedokumendivoo modernsusnõuded
- Regulaarsus. Igasugune infovoo ülekoormus või tõrge inimtegevuses põhjustab kogu süsteemi kui terviku häireid. Dokumentide mahu suurendamine tuleb eelnev alt läbi mõelda ja planeerida.
- Juhtitavus. Infovoogu saab ja tuleb juhtida. Kontorisüsteem peab olema mitte ainult stabiilne, vaid ka töös paindlik; töötajad peaksid olema kõigi kontoritoimingute osas üldiselt koolitatud.
- Pidev alt töövoo tõhususe parandamine töö ratsionaliseerimise, mehhaniseerimise ja automatiseerimise kaudu.
- Dokumentide liikumise marsruuditehnoloogiliste kaartide regulaarne koostamine ja uuendamine tähtaegade, esinejate jms äranäitamisega
- Dokumentide standardimine, nende töötlemise meetodid, nõuetekohane arhiveerimine, igale dokumendile hoiukohtade määramine kiirendavad dokumentide otsimist ja nendega töötamist.
