Projekti seletuskirja peetakse üheks kursuse või lõputöö põhidokumendiks. Siin kogutakse kogu vajalik teave valitud projekti põhjendatuse, selle kirjelduse, ulatuse, tehniliste omaduste kohta, antakse kõik vajalikud arvutused.
Selleks, et seda dokumenti õigesti ja asjatundlikult välja töötada, on vaja põhjalikult uurida spetsiaalset õppe-, regulatiiv- ja perioodilist kirjandust. Projekti seletuskirjas tuleks esile tõsta kõik teema põhiprobleemid. See dokument peaks sisaldama nii kirjanduse analüüsi kui ka sõltumatute uuringute või katsete tulemusi, arvesse tuleb võtta kõiki konstruktsioonile või osale omaseid tunnuseid, läbi viia kõigi põhikomponentide keeruline matemaatiline arvutus.
Iga projekt, olgu see siis üliõpilase lõputöö uue agregaadi või masinaosa väljatöötamisest, uute seadmete kasutuselevõtust tootmises või projekteerimisel, hoone arhitektuurne projekteeriminevõi konstruktsioonid, peavad tingimata koosnema kahest osast: kujunduslik ja selgitav. Kui arhitektuuriprojektile, lõputööle või kursusetööle puudub seletuskiri või see on valesti vormistatud, siis käsitletakse graafilist osa vaid teoreetilist edasiarendust.
Töö tekstiosa tuleb vormistada vastav alt kehtivatele ESKD standarditele (Unified Design Documentation System) ja SPDS standardite (Project Documentation System for Construction) projekteerimisdokumentidele esitatavatele nõuetele. Tekstiga lehtedel peab olema vastav vorm ja pealkiri, kõik (välja arvatud pealkiri) on nummerdatud ja salvestatud spetsiaalsesse kausta.
Lõputöö seletuskirjas peavad tingimata olema järgmised jaotised:
1. Tiitelleht projekti teema nimega.
2. Töö sisu - vastavad lõiked ja alajaotised, lisatud jooniste ja diagrammide loetelu.
3. Sissejuhatus, mis koosneb kasutatud allikate ülevaatest, analüütilisest ja teoreetilisest osast.
4. Majanduslik osa, mis põhjendab väljatöötatava projekti tehnilisi ja majanduslikke näitajaid.
5. Osa ohutusarvutustega konstruktsiooni tööks ja töökaitseks.
6. Viimane osa sisaldab järeldusi projekti, olulisuse ja valiku põhjenduse kohta.
7. Kasutatud kirjanduse ja allikate loetelu.
8. Rakendused (skeemid, tabelid ja kujundusjoonised).
Selgitav märkusProjektil peaks olema selge struktuur ja järjekindel esitlusviis. Peamised nõuded tekstiosa koostamisel on veenvad argumendid ja täpsed arvutused, kokkuvõtlikud ja selged sõnastused.
Projekti seletuskiri on tehtud A4 paberil. Teksti võib kirjutada käsitsi selge ja arusaadava käekirjaga või teha trükitehnoloogiat kasutades. Kontoriseadmete kasutamisel peaks tekst olema kahekordse vahega.
