Erisisikute ja juriidiliste isikute erinevates tegevusvaldkondades kasutatakse Vene Föderatsiooni territooriumil kinnitatud dokumentide klassifitseerimise süsteemi. Paberite koostamist, säilitamist, ringlust ja kasutamist teostab selline distsipliin nagu kontoritöö. Selles artiklis uurime selle kõiki aspekte. Mõelge dokumentide kontseptsioonile ja klassifikatsioonile, nende funktsionaalsusele ja muudele probleemi aspektidele.
Kontoritöö: üldsätted
Alustuseks tuleb märkida, et dokumentatsiooni tugi on eriline tegevusvaldkond, mis seisneb paberite kujundamises, vormistamises, säilitamises ja töötlemises. Just sellest, kuidas dokument välja näeb ja selles sisalduv informatsioon, kuidas sellega töökorraldust rakendatakse, sõltub suuresti ühe või teise, mingil määral tähtsust omava juhtimisotsuse tegemise õigeaegsus ja õigsus. Paberid arvestavad ja kajastavad ettevõtete, ettevõtete, firmade tegevust. Selles ühendusesarvestuse pidamine on seaduse ettekirjutus. Auditite käigus kuuluvad ülevaatamisele eelkõige need dokumendid, mis kajastavad ettevõtte tegevust.
Õigusloome raamistik
Enne dokumendiliikide ja nende klassifikatsiooni analüüsimist on soovitatav tutvuda seadusandliku raamistikuga. Seega kehtestab teavet ja selle kaitset reguleeriv föderaalseadus teabe dokumenteerimise kohustuse ja määratleb mitmed põhisätted. Nimetatud normatiivakt on mõeldud ka infotehnoloogiate arendamisel ja hilisemal kasutamisel tekkivate suhete reguleerimiseks. Tuleb märkida, et kohustuslik dokumentatsioon on kehtestatud teiste seadustega. Eelkõige määrab Vene Föderatsiooni tsiviilseadustik kindlaks tegevuse õigusliku raamistiku ja vastava kontoritöö korra. Vene Föderatsiooni maksuseadustik kehtestab standardsed maksupaberid, mis on ka üks dokumentide klassifikaatoreid. Nende kaudu tagatakse eraisikute ja organisatsioonide ärilise töö arvestus ning maksude ja tasude riigieelarvesse mahaarvamiste õigeaegsus.
Lisaks sellele määratleb kehtiv seadus paberinäidised. Seega näeb Vene Föderatsiooni tsiviilseadustik ette nõuded asutamislepingute, lepingute, hartade jms sisule ja koostisele. Määrustega kehtestatakse nende dokumentide vormid, mis tuleb saata erinevatel tänapäeval kasutatavatel viisidel.
RF-dokumentide klassifikatsioon
Väärib märkimist, et Vene Föderatsiooni kontoritöö haldussüsteem sisaldab mitmetasandilist klassifikatsiooni. Soovitav on seda üksikasjalikum alt kaaluda. Peamine dokumentide klassifikatsioon eeldab järgmiste komponentide olemasolu:
- Organisatsiooni- ja halduspaberid. Soovitatav on siia lisada otsused, protokollid, juhised, hartad, korraldused, sätted.
- Viite- ja teabepaberid, mis sisalduvad üldist laadi dokumentide klassifikaatoris. Me räägime tunnistustest, memorandumitest, aktidest, telegrammidest, kirjadest ja nii edasi.
- Vastav alt personalile. Oluline on märkida, et see dokumentide klassifikatsioon hõlmab avaldusi, tööraamatuid, tunnuseid, lepinguid, tellimusi jne.
Tavapärane on välja tuua sellised dokumendivormid nagu üksikdokument, mall ja standarddokument. Esitatud näidised moodustavad nende dokumentide liigituse eesmärgi järgi.
Muud tüüpi dokumendid
Tasub teada, et dokumendid võivad olla sisult lihtsad või keerulised. Raamatupidamisdokumentide klassifitseerimine vastuvõtukohas eeldab väliste ja sisemiste paberite olemasolu. Päritolu järgi otsustades eristavad nad isiklikke ja ametlikke dokumente. Säilivusaja järgi on tavaks liigitada väärtpaberid püsivateks, samuti rohkem kui 10 aastat. Vastav alt avalikustamise märgile on vastu võetud spetsiaalne regulatiivdokumentide klassifikatsioon, mis viitab salajaste ja mittesalajaste paberite olemasolule. Tuleb lisada, et esimesse rühma kuuluvad konfidentsiaalsed ja täielikultsalajased dokumendid. Salvestusmeetodi järgi on tavaks eristada heli-, käsitsi kirjutatud, elektroonilisi, graafilisi, foto- ja filmimaterjale jne. Viimast rühmitamist nimetatakse ka dokumentide liigitamiseks tunnuste järgi.
Kiireloomulised ja mittekiireloomulised dokumendid
Väärtpabereid saab liigitada kiireloomulisteks ja mittekiireloomulisteks. Etappide järgi on tavaks eristada mustandeid, väljavõtteid, originaale (teisisõnu originaale), aga ka koopiaid. Eraldi kategooriasse kuuluvad riikliku iseloomuga dokumendid. Vastav alt kehtivale seadusandlusele annavad volitatud struktuurid juhiseid, korraldusi, juhiseid, korraldusi, resolutsioone, määrusi ja otsuseid.
Esmane dokumentatsioon
Soovitav on käsitleda eraldi üsna mahukat esmaste dokumentide kategooriat. See hõlmab teadus-, arendus-, vaatlus- ja muude ühiskondlike tegevuste käigus saadud taustateabega töid. Tuleb märkida, et esmane dokumentatsioon raamatupidamisosakonnas moodustatakse majandusliku tähtsusega toimingute läbiviimisel. See toimib tõendina või tõendina teatud faktide kohta, mis on juba realiseeritud. Algpaberite rühma kuuluvad näiteks tõendid, aktid, arved, orderid jne. Enamiku neist on heaks kiidetud spetsiaalsed ühtsed vormid. Näiteks kaubandustoimingute, põhivara, sularahaarvelduste ja tööjõu arvestuseks on tänaseks kehtestatud spetsiaalsed dokumendivormid.
Dokumendi üksikasjad
Kui konkreetse paberi jaoks ühtset vormi pole, moodustatakse ettevõttesisene vorm. Sellest hoolimata peavad seal igal juhul olema teatud üksikasjad:
- Dokumendi nimi.
- Koostamise kuupäev.
- Organisatsiooni nimi.
- Majandusliku tähtsusega toimimise olemus.
- Mõõteseadmed.
- Vastutajatena tegutsevate töötajate nimekiri.
- Volitatud töötajate isiklikud allkirjad.
Büroo sisetöö
Vastav alt struktuuri juhtkonna juhistele ja iseseisvate osakondade juhtide algatusel on asjakohane erinevate sätete väljatöötamine. See dokumentide rühmitus sisaldab standard- ja üksikakte. Tuleb märkida, et viimase sisu puudutab eelkõige juhtimisüksusi, osakondi, töökodasid, mis on osa ettevõtte organisatsioonilisest struktuurist. Tüüpiline dokumentatsioon puudutab reeglina põhitootmise töökodasid.
Te peate teadma, et määruse eelnõu koostab töövõtja, misjärel lepitakse see kokku ettevõtte õigusosakonnaga. Vastuväidete või märkuste korral märgitakse need eraldi paberile või praeguse eksemplari teisele eksemplarile. Haldusliku iseloomuga võtmetoiminguks ettevõttes on direktori korraldus. Selle dokumendi abil saab koostada struktuuri tegevuse korra, otsused ja juhised, erinevad sündmused, töötulemused või auditite tulemused.
Aruanne, selgitav ja teenindusmärkus
Memorandum on dokument, mis märgib konkreetse fakti või probleemi, järelduse või ettepaneku. Tasub teada, et selle võib saata organisatsiooni juhtkonnale või kõrgemale struktuurile. Memot tuleks mõista kui teatud tüüpi kirja, mis on üks ettevõttesisese kirjavahetuse vormidest. Reeglina saadetakse see struktuuriüksustest absoluutselt igale ettevõtte adressaadile. Erandiks on siin otsene juhendamine. Arvestada tuleb, et memo võib saata ka konkreetne ettevõtte ametnik. Nimetatud dokumenti saab määratleda informatiivse, ennetava või aruandlikuna.
Seletusmärkust tuleks käsitleda kui paberit, mis on põhiakti (programm, aruanne, kava) teatud sätete sisu selgitus. Lisaks oskab ta selgitada juhtkonna juhiste mittetäitmise või distsipliini rikkumise põhjuseid.
Juhised
Juhised on praegu jagatud kahte rühma. Esimesse kategooriasse kuuluvad dokumendid reguleerivad ettevõttes konkreetse protsessi läbiviimise korda, milles osalevad ametnikud, allüksused jne. Tuleb märkida, et just ametijuhendid (teine rühm) määravad konkreetsete töötajate õigused, kohustused, vastutuse ja funktsionaalsuse. Need paberid võivad olla selgituseks korralduste ja seaduste (määrused, korraldused jne) korralduste täitmise korra kohta. Olgu lisatud, et ametijuhendidvõib olla tähtajaline või püsiv. Alalised väärtpaberid vaadatakse aga üle ja üle niikuinii iga 3-5 aasta tagant.
Järeldus
Nii, oleme kaalunud kontseptsiooni, väärtpaberite peamisi klassifikatsioone ja muid teema aspekte. Kokkuvõtteks tuleb märkida, et täna on kontoritöö Vene Föderatsiooni territooriumil üsna arenenud kategooria. Inimese praeguses eluetapis hõlmab see tegevus vajalike dokumentide pädeva ja õigeaegse vormistamise tagamist, samuti toimingutega töö korraldamist (nimelt vastuvõtmine, edastamine, töötlemine, ettevalmistamine, kontrollimine, säilitamine, registreerimine, süstematiseerimine, ettevalmistamine). arhiveerimine ja hävitamine). Bürootehnika regulatsiooni rakendatakse vastav alt mitmele valdkonnale. Soovitav on hõlmata standardimist, seadusandlikku regulatsiooni, aga ka riikliku tähtsusega õigus- ja regulatiiv- ja metoodiliste aktide kujundamist.
Nii või teisiti nõuab korraldus ja hilisem arvestuse pidamine erioskuste ja erialaste teadmiste kohustuslikku olemasolu. Seega luuakse selle töö rakendamiseks ettevõtetes vastavad osakonnad või teenused. Väärib märkimist, et väikefirmades tegelevad kontoritööga sekretärid ning ettevõtte dokumentide seisu eest vastutavad juhi poolt volitatud töötajad. Igal juhul peab igal dokumendirühmal olema oma koht. Tavaliselt hoitakse neid spetsiaalsetes tulekindlates kappides. JaLõpuks võidakse töötajatele kohaldada distsiplinaarkaristust ebaõige arvestuse pidamise eest. Seda tuleks teadmiste praktikas rakendamisel meeles pidada.
