Iga ettevõtte tõhusa toimimise tagamine on seotud dokumendivoo õige korraldamisega. Vähetähtis pole ka kontroll dokumentide vormistamise tähtaegade üle. Fakt on see, et dokumentides sisalduvate küsimuste õigeaegse ja korrektse lahendamise eest vastutavad nii lihttöötajad kui ka osakonnajuhatajad. Järgmiseks mõelge, millised on dokumentide vormistamise tähtajad.
Üldteave
Dokumentide vormistamise tähtajad on kehtestatud määruste, otsuste või korraldus- ja haldusdokumentidega.
Info- ja viitesüsteemi olemasolu ettevõttes võimaldab registreeritud dokumentide kiiret otsimist mis tahes märgi järgi. Eelkõige sisestatakse registreerimise ajal andmebaasi dokumentide põhiandmed: sissetulevate/väljaminevate numbrite numbrid, teave saatja ja adressaadi kohta, tähtaeg jne.
Klassifikatsioon
Seal on individuaalsed ja tüüptingimuseddokumentide vormistamine. Viimased on seadusega määratud. Need hõlmavad eelkõige valitsuse, täitevvõimu föderaalstruktuuride juhtide, parlamentaarsete juurdluste, tsiviilkaebuste, äriorganisatsioonide juhtorganite resolutsioonide/otsuste ja nii edasi tähtaegu.
Dokumentide vormistamise individuaalsed tähtajad määratakse reeglina otse nende tekstides või resolutsioonis. Sellised viited on olemas eelkõige regulatiivsetes ja haldusdokumentides, statistilistes ja muudes aruannetes.
Dokumentide vormistamise tähtajad saab juhataja määrata suuliselt.
Eeskirjad
Nende eeskirjade sätete kohaselt on dokumentide vormistamise tähtajad olenev alt nende liigist erinevad.
Näiteks "kiire" märgistusega juhised tuleb täita kolme päeva jooksul alates allkirjastamise kuupäevast. Pange tähele, et loendus ei alga paberi kättesaamise kuupäevast, vaid allkirjastamise kuupäevast.
Kui on märge "viivitamatult", siis ei ole dokumendi täitmiseks ette nähtud rohkem kui 10 päeva.
Kui pole täpsustatud, ei ole tellimuse täitmise periood pikem kui kuu.
Kuupäevamuudatused
Praktikas tuleb sageli ette olukordi, kus objektiivsetel põhjustel ei ole võimalik dokumenti õigeaegselt vormistada. Sellega seoses peab ettevõte kinnitama teatud toimingute täitmise tähtaja muutmise korra. Tuleb märkida, et taotleminereeglid on vajalikud võimalusel ainult erandjuhtudel.
Dokumendi täitmise tähtaja muutmise otsuse saab vastu võtta ainult selle algselt määranud töötaja. Kehtivad ärireeglid ei määratle minimaalseid ja maksimaalseid ülekandelimiite. Seetõttu peab ettevõtte juhtkond need iseseisv alt kehtestama, lähtudes mõistlikkuse ja paikapidavuse nõuetest.
Praktikas vastu võetud üldreeglite kohaselt on perioodi pikendamine lubatud mitte rohkem kui 3 päeva võrra. Sel juhul peaks algatus tulema töötaj alt, kellele see ülesanne usaldati. Dokumendi vormistamise tähtaja muutmist peaks ta põhjendama ja juhtkonnaga kokku leppima.
Tellimuse ülekandmine
Kõik dokumendi täitmise tähtaja muutmisega seotud toimingud tuleb fikseerida vastavates aktides.
Perioodi ülekandmine peab olema põhjendatud. Selleks saab huvitatud isik teha ühe järgmistest ettepanekutest:
- Tähtaja edasilükkamise kohta koos põhjendusega, miks dokumenti ei ole võimalik määratud tähtaja jooksul vormistada.
- Kaastäitjate kaasamisest, kui isikul ei ole korralduse täitmiseks piisav alt volitusi.
- Teiste esinejate määramisel.
Olgu öeldud, et esineja peab kiiresti tegutsema. Ärge võtke juhtkonnaga ühendust 2-3 päeva enne tähtaja lõppu.
Juhtimistoimingud
tähtaegadest kinnipidamise jälgimineülesanded sisaldavad:
- Fikseerimine ettevõtte juhtkonna kõigi dokumentide ja korralduste registreerimisel.
- Ülesannete õigeaegse kättetoimetamise kontrollimine täitjatele.
- Meeldetuletus töötajatele ja osakondade juhtidele eelseisvate tähtaegade või nende lõppemise kohta.
- Sisestage registreerimisvormidesse teave korralduste üleandmise kohta ühelt täitj alt teisele, muutes ülesannete täitmiseks määratud perioodi.
- Juhatajate teavitamine dokumentide täitmise protsessist.
- Täidetud tellimuste teabe sisestamine registreerimisvormidesse, ülesannete eemaldamine kontrolli alt.
- Analüütiliste viidete ja aruannete moodustamine ajastuse juhtimise kohta.
Nüansid
Kõik toimingud, mis nõuavad täitmist ja reageerimist, tuleks kontrolli alla saada. Halduspaberites on otsused järelevalve objektiks. Samal ajal on iga neis sisalduv üksus (st iga ülesanne, ülesanne) kontrolli all.
Juhataja sekretär peab kontrollima juhi suuliste korralduste täitmist.
Automaatne jälgimissüsteem
Viimasel ajal kasutavad paljud ettevõtted oma töös arvutiprogramme ja andmebaase. Automatiseeritud süsteemid hõlbustavad oluliselt organisatsioonide tegevust, säästavad töötajate aega.
Dokumentide registreerimisel toimub kontroll automaatselt veeru "Tähtaeg" täitmisel. Samas enda pealedokumendile võib selle kontrolliks vastuvõtmisele lüüa templi. Selle olemasolu on esinejale rohkem vajalik.
Joonise kontrolli tagamiseks kontrollivad vastutavad töötajad igapäevaselt, tavaliselt päeva alguses, dokumentide nimekirja, mille täitmise aeg sellel päeval lõpeb. Ettevõtetes, mis kasutavad sisemist e-posti süsteemi, saadetakse automaatselt esineja arvutisse hoiatused aegumise kohta. Samuti saate määrata tarkvara sobivaid pabereid automaatselt printima.
Pikaajaliste ülesannete täitmine
Keerulisi juhiseid sisaldavate dokumentide täitmise juhtimine toimub etapiviisiliselt. See hõlmab jooksvat, ennetavat ja järelkontrolli.
Praegust juhtseadet on juba eespool käsitletud. Ennetavat monitooringut teostatakse dokumentidel, mille tähtaeg saab läbi 2-3 päeva pärast. Seega on töötajal veel aega ülesande täitmiseks.
Korraldus eemaldatakse pärast selle täitmist kontrolli alt. See võib väljenduda vastuse koostamises ja saatmises, dokumenteeritud kinnituse saamises jne. Täitmise tulemus kantakse registreerimiskaardile. See näitab ka täitmise kuupäeva, selle juhtumi numbrit, milles paber esitati.
Lõplik kontroll
Seda pakutakse reeglina suurettevõtetes. Lõpliku järelevalve teostavad juhiste täitmise jälgimise eest vastutavad töötajad või sekretärid.
Tavaliselt määrab seire sageduse ettevõte. Seiret saab teha iga kuu, kvartali või nädala tagant. Tegelikult on lõplik kontroll tulemuslikkuse distsipliini hindamine ettevõttes ja selle struktuuriüksustes.
FZ № 229
Üks subjektide huvide kaitse vorme on kohtumenetlus. Praktikas loetakse enimlevinud nõueteks avaldusi, milles nõutakse teatud õiguste rikkumise eest hüvitise väljamõistmist. Sellised menetlused lõppevad täitemenetlusega.
Pärast asjas tehtud otsuse jõustumist väljastatakse kaebajale täitedokumendid. Neile esitatavate nõuete täitmise tähtaja määravad FSSP töötajad (kohtutäiturid).
Artikli FZ nr 229 1. osas 30 on sätestatud, et menetluse algatamise aluseks on täitevdokument ja sissenõudja avaldus. Need paberid esitatakse seadusega ettenähtud sunnimeetmete kohaldamise kohas, mis on määratud vastav alt artiklile. 33 nimetatud normatiivakti.
Dokumendi täitmiseks esitamise tähtaeg on 3 päeva alates FSSP osakonnale esitamise kuupäevast. IL (täitevkorraldus), mis sisaldab nõuet Vene Föderatsioonis ebaseaduslikult üle antud või seal hoitud lapse tagastamiseks, temaga seotud suhtlusõiguste kasutamiseks vastav alt rahvusvahelisele lepingule, samuti taotlust tema läbiotsimiseks, edastatakse kohtutäiturile hiljem alt järgmisel päeval pärast FSSP-sse sisenemist.
Menetluse algatamine või sellest keelduminedekreediga välja antud. See väljastatakse 3 päeva jooksul alates materjalide kohtutäituri poolt kättesaamisest.
Kui IL tuleb täita kohe, siis pärast selle FSSP üksusesse vastuvõtmist antakse see üle töötajale, kelle volitused ulatuvad täitmise kohale. Kui see puudub, võtab materjalid vastu teine kohtutäitur. Sel juhul tuleb otsus tootmise avamise või sellest keeldumise kohta teha hiljem alt üks päev pärast teenusesse sisenemist.
Kui täitedokument sisestati FSSP-sse esimest korda, määrab kohtutäitur tähtaja täitedokumendi vabatahtlikuks täitmiseks. Vastav periood on märgitud menetluse algatamise otsuses. Samas on kohtutäituril kohustus hoiatada võlgnikku sunnimeetmete kohaldamise võimalusest pärast vabatahtlikuks täitmiseks määratud tähtaja möödumist. Samuti teatatakse võlgnikule, et tem alt nõutakse föderaalseaduse nr 229 artiklites 112 ja 116 sätestatud toimingute teostamise kulud ning tulemustasu.
Täitevdokumendi vabatahtliku täitmise tähtaeg vastav alt artikli 12. osale. 30 võrdub viie päevaga. Arvestus algab kuupäevast, mil võlgnik resolutsiooni kätte saab. Nõuete täitmisest kõrvalehoidumise korral teavitatakse kohustatud isikut täitemenetluse alustamisest. Õigusaktid näevad ette näiteks sellised meetmed nagu vara arestimine koos selle hilisema müügiga.
