Inimestevahelistes suhetes pole oluline mitte ainult vestlus, vaid ka kirjavahetus, sest teksti kujul esitatavat teavet on kergem tajuda, seda saab salvestada ja juurde pääseda mitu korda. Kaasaegses maailmas arvatakse, et kirjade kirjutamine on aegunud ja ebaoluline tegevus. Tegelikult pöördutakse igapäevaelus väga sageli epistolaarse žanri poole. Seetõttu on väga oluline mõista kirjutamisstiile ja omada oskusi nende kirjutamiseks.
Mis on "stiil"
Mida mõeldakse keeleteaduses stiili all? Kõnestiil, tekst, kirjutamine on teatud keelevahendite kogum, mille abil inimene väljendab oma mõtteid suuliselt või kirjalikult. Vene keeles on viis peamist funktsionaalset kõnestiili:
- kõnekeelne;
- kunstiline;
- ajakirjanik;
- teaduslik;
- ametlik äri.
Mõned keeleteadlased eristavad veel kahte lisastiili: konfessionaalset ja epistolaarset. Viimast tasub täpsem alt kirjeldada.
Tähtide tüübid
Epistolaarne stiil on keeletehnikate kogum, mida kasutatakse kirjade kirjutamisel. Selle nimi pärineb kreeka sõnast epistola, mida võib tõlkida kui "kirjalik sõnum". Ühes või teises olukorras laenab see stiil peamiste kõnestiilide tunnuseid.
Sõltuv alt adressaadist ja sõnumi eesmärgist jaguneb kirjavahetus mitmeks tüübiks ehk kirjutamisstiiliks:
- Mitteametlik.
- Ametlik (äri).
Kui kirja eesmärk on mistahes teadusliku teabe vahetamine, siis selline kirjavahetus sisaldab teadusliku stiili tunnuseid. Väga sageli kasutatakse ajakirjanduses ka epistolaarset stiili, mil autor oma kirjas võib pöörduda nii konkreetse isiku kui ka kogu avalikkuse poole, kutsudes üles tegutsema.
Tähtide omadused
Iga kirjutamisstiili omadused on erinevad, kuid neid ühendavad teatud omadused. Iga sõnumi koostamisel on väga oluline järgida kindlat struktuuri. Eraldi tuleb välja tuua adressaat ja adressaat, määrata nende sotsiaalne roll. Väljendage sõnumi olemus võimalikult täpselt ja lühid alt, kasutades selleks olukorraks õigesti valitud keeletööriistu.
Sõltuv alt eesmärgist saab kirjade autor kasutada erinevaid väljendeid ja seada fraase. Kirjavahetusest selgub tavaliselt adressaadi isiksus ja isiksus. Suuremal määral väljendub see mitteformaalses kirjutamisstiilis, mil autoril on rohkem võimalusi originaalkeele kasutamisekspöörded või muud vahendid oma mõtete ja tunnete edastamiseks adressaadile. Kiri pole ainult kirjalik monoloog, vahel on selles ka dialoogi elemente, näiteks kui autor pöördub adressaadi poole. Epistolaarset stiili iseloomustab ka kõne ja kirjaliku kõne kombinatsioon.
Erinevad kirjutamisstiilid esindavad erinevaid kirjutamismustreid ja kasutavad erinevaid klišeesid. Sõnumi parima tulemuse ja infosisu saavutamiseks on kasulik teada nende koostamise ja kirjutamise reegleid.
E-posti struktuur
Epistolaarse stiili määrav tunnus on kompositsioon. Inimesed eksivad kirjavahetuse liikide mitmekesisusse, mistõttu tekib küsimus, kuidas kirja kirjutada. Kõikide tähtede üldise struktuuri saab taandada järgmistele elementidele:
- Algav, lugupidav pöördumine adressaadi poole.
- Peamine osa, mis paljastab sõnumi olemuse.
- Lõpp või järeldus, mis võtab kokku kõik kirjutatu.
- Autori allkiri ja kirjutamise kuupäev.
- Mõnel juhul järelsõna (P. S), mis sisaldab lisateavet.
Erakiri
Isikliku kirjutamise stiil on kõige huvitavam ja mitmekesisem. Sellised sõnumid on omamoodi päevikuleht, kus autor väljendab oma sisimaid mõtteid ja läbielamisi. Nende avalikustamise määr sõltub saatja ja saaja vahelise suhte lähedusest.
Isiklike kirjade adressaatideks on tavaliselt pereliikmed, sugulased, sõbrad. Sellise kirjavahetuse olemus on intiimne ja rangelt konfidentsiaalne;autor on kogu loo või ülestunnistuse jooksul selgelt jälgitav. See võib olla lugu minevikusündmustest, mõtisklused erinevatel teemadel, tähelepanekud või nõuanded. Siinne loovus on uskumatult suur, sest saatjal on tohutu kunsti- ja väljendusvahendite arsenal. Need aitavad selgem alt kajastada autori tundeid ja aistinguid konkreetsel korral, mingil moel täidavad nad elavas suhtluses näoilme funktsiooni. Seega on isiklikud kirjad väga emotsionaalsed ja väljendusrikkad, sest neis ei kõhkle autor väga sageli tugevate väljenditega, mõnikord isegi roppusi kasutades.
Privaatsõnumil pole rangeid õigekirjareegleid, välja arvatud põhireeglid, mis on ühised kõikidele epistolaarsetele kirjutamisstiilidele. Siin soodustatakse autori mõttevabadust, kergust ja loomulikkust.
Kirjad teaduslikus tegevuses
Teadusvaldkonna kirjad koostatakse teadlastevahelise teadusinfo vahetamise eesmärgil. See on omamoodi teaduslik aruanne, mis on suunatud konkreetsele isikule. Teaduslikku kirjutamisstiili iseloomustab esituse täpsus ja järjekindlus. Selle või teise teabe mitmetähenduslik tõlgendamine on siin vastuvõetamatu, materjali tuleb mõista üheselt. Teeside ja terminite kasutamine aitab seda eesmärki saavutada. Teaduslikku teavet peavad toetama ka vaieldamatud faktid, mis kinnitavad selle autentsust.
Eesmärgid, mille nimel teaduskirjutus luuakse, nõuavad esitluse monotoonsust ja kuivust. Muidugi puudub selline sõnum väljendusrikkus,objektiivsus mängib selles otsustavat rolli. Kõige sagedamini toimub materjali esitamine teaduslikus kirjutamises monoloogi vormis. Autori algus sellises kirjas on viidud miinimumini. Siin on oluline keskenduda kirja sisule, mitte selle kirjutaja vaatenurgale. Kuid saatja isiklik arvamus kuvatakse teatud määral, ehkki kaudselt.
Epistolaarne stiil ajakirjanduses
Ajakirjanduslike teoste põhieesmärk on mõjutada lugejat hästi struktureeritud kõne abil, inspireerida teda mõne mõtte või ideega. Selle eesmärgi saavutamiseks kasutavad paljud ajakirjanikud kirja vormi, mille nad avaldavad meedias. Selliseid sõnumeid võib olla kahte tüüpi: adressaadiga ja ilma. Ilma konkreetse adressaadita kiri on mõeldud väga paljudele inimestele. Nendes tuuakse avalikkuse ette päevakajalised teemad või sündmused. Ajakirjanduses leidub kirju, mis on adresseeritud konkreetsele isikule, näiteks riigipeadele või teistele meediategelastele. Nende ülesanne on panna mõjukad adressaadid lahendama pakilisi probleeme, nõudma viivitamatut tegutsemist.
Erinev alt teaduslikust kirjutamisest on ajakirjanduslik kirjutamisstiil subjektiivsem ja vastuolulisem. Praeguste sündmuste kajastamiseks ja hindamiseks manipuleerib publitsist oskuslikult erinevate väljendusvahenditega.
Õigekirjafunktsioonid
Ajakirjanikud valivad hoolik alt välja sotsiaalselt olulise sündmuse ja analüüsivad seda igakülgselt kirja autori või tema kliendi vaatenurgast. Edasi tehakse teatud otsus ja pakutakse lahendusi.kirjeldatud probleem. Sellise kirja koostamisel on väga olulised veenmisoskused, aga ka teadmised inimpsühholoogiast. Neid praktikas rakendades suunavad publitsistid arutelu vajalikus suunas, jättes seega lugejatele vähe või üldse mitte valikuvabadust.
Ametlik kiri
Tähtide klassifitseerimissüsteemis on formaalne kirjutamisstiil eriline koht. Seda kasutatakse ärikirjavahetuses, see on ettevõtetevaheline suhtluskanal. Ametlikul kirjutamisel on mitut tüüpi, mis täidavad erinevaid funktsioone. Sellel on ka selge struktuur ja ranged reeglid, millest ei tohiks kõrvale kalduda. Ärikirjas kasutatakse ametlikule ärilisele kõneviisile omaseid vahendeid. Enamasti on sellisel sõnumil konkreetne adressaat, näiteks juriidiline isik või üksikisik.
Ärilise kirjutamisstiili eripära seisneb kuivas, formaalses ja monotoonses keeles. See kasutab tohutul hulgal kirjatarbeid, marke, klišeesid ja standardseid pöördeid, aga ka mitmesuguseid lühendeid. Teave esitatakse lihtsate tavalausete kaudu. Ametlike kirjade toon on neutraalne, info esitamine võimalikult loogiline ja järjekindel. Kõik see aitab kaasa ärikirjavahetuse põhiülesande lahendamisele: edastada täpselt, lühid alt ja objektiivselt konkreetne sõnum, jättes selle ilma emotsionaalsest värvingust ja subjektiivsusest.
Ametlike kirjade tüübid
Sõltuv alt sisust jagunevad ärikirjad paljudeks tüüpideks. Tavaliselt tõstatatakse igas ametlikus kirjas üks probleem. Kui on vaja kohe lahendada kaks või enamprobleeme, ühte sõnumisse mahub mitut tüüpi.
Eristatakse järgmist tüüpi ärikirju:
- Kaas - kiri dokumentide saatmise juhistega
- Garantii – teatud tingimuste kinnitamine ja konsolideerimine.
- Tänupüha – tänuavaldus ja soov edasiseks koostööks.
- Kutsed – ametlik kutse üritusel osalemiseks.
- Õnnitleme.
- Teabe.
- Reklaam või koostööpakkumised.
- Taotlused.
- Teavitused.
- Taotlused.
- Vasta kirjale.
Ärikirja koostamine
Kuidas ametlikku kirja õigesti kirjutada? Oluline on teada ja õigesti rakendada selliste sõnumite koostamise seadusi. Kõigepe alt peate otsustama kirja teema ja selle tüübi üle. Siin peate arvestama kogu teabega, millest adressaat juba teab, ja alustades sellest hoolik alt kaaluma esitatud sisu ja argumente. Kiri peaks olema võimalikult informatiivne ja loogiline, ilma tarbetute kõrvalepõikede ja veeta.
Ärikirjad on kaks rühma: ühemõõtmelised ja mitmemõõtmelised või lihtsad ja keerulised. Ühemõõtmelised sõnumid on sisutihedad ja käsitlevad ainult ühte probleemi. Tavaliselt nad ei vaja vastust. Mitmemõõtmelised kirjad tõstatavad mitmeid probleeme ja on seetõttu oma ülesehituselt keerukamad. Nende koostist tuleks üksikasjalikult kaaluda.
Keerulise kirja tekst koosneb mitmest osast. ATesimene osa toob välja motiivid, mis ajendasid autorit sõnumit kirjutama, esitab vajalikud argumendid. Siin on vaja vastata küsimusele, mis eesmärgil see kiri loodi. Teises osas teeb autor järeldusi, teeb ettepanekuid, lahendusi tõstatatud probleemile ja taotlusi.
Mõnda tüüpi ametlike kirjade struktuurid
Taotluskiri:
- Taotluse põhjus.
- Taotlus ise.
- Soovitud tulemus, tänuavaldus ja koostöövalmidus, kui palve rahuldatakse.
Taotluskiri:
- Taotluse tähtsuse põhjus.
- Taotlus ise.
- Tulemus, kui taotlus on täidetud.
Kaaskiri
- Materiaalne teade.
- Materiaalne teave.
Vastuskirja taotlusest keeldumise kohta
- Varasema taotluse dubleerimine.
- Keeldumise põhjus.
- Keeldumise või tagasilükkamise fakti avaldus.
Mõnikord pakub vastuskiri alternatiivseid viise tõstatatud probleemi lahendamiseks.
Kaasaegses kontoritöös kasutatakse enamasti ühemõõtmelisi ametlikke kirju.
Kirjakujundus
Ärikirjavahetus toimub ametlike kirjade kirjaplangil. Need peavad vastama valitsuse standarditele ja sisaldama järgmisi elemente:
- Juriidilise isiku logo.
- Juriidilise isiku nimi (kirja autor).
- Kontaktid (aadress, numbertelefon, e-post, veebisait).
- Kirja kuupäev.
- Tähe registreerimisnumber.
- Viide sissetuleva sõnumi kuupäevale ja numbrile (kui see on näiteks vastuskiri).
Kirja lõpus märgib saatja järgmise teabe:
- Kirjale alla kirjutava isiku ametikoht ja perekonnanimi koos initsiaalidega.
- Ametikoht ja perekonnanimi koos koostaja initsiaalidega (kui ta oma allkirja ei pane).
- Rakenduste loend (kui on saadaval).
Lisaks vormireeglite järgimisele on paberil kujunduses oluline roll (kui kiri saadetakse tavapostiga). See erineb olenev alt ärisõnumi tüübist. Näiteks tavaline valge paber sobib tavalise ametliku kirja jaoks. Kutsekirjade, õnnitluste, tänusõnade jaoks on kõige parem valida paks või reljeefne paber. Müügikirjad näevad värvilisel paberil head välja.
Klišeed ja seatud fraasid
Ametlikud kirjutamisstiilireeglid nõuavad valmis keelevalemite kasutamist. Erinevates olukordades saab kasutada järgmisi konstruktsioone:
Põhjuste ja motiivide põhjendamisel:
- Finantsabi puudumise tõttu…
- Keerulise majandusolukorra tõttu…
- Et koos töötada…
- Vastav alt teie kirjale…
- Vastav alt protokollile…
- Vastuseks teie taotlusele…
- Meie kokkuleppe kinnituseks…
- Et suurendada vastutust…
- Teie taotlusele…
Taotluskirja kirjutamisel:
- Palun abi…
- Palun saatke meie aadressile…
- Palun osalege…
- Palun tegutsege…
- Pange tähele…
- Palun teavitage…
- Palun likvideerige võlg…
Kaaskirjadega sisestamiseks:
- Teabe saatmine…
- Võttematerjalide tagastamine…
- Saadame meie poolt allkirjastatud lepingu…
- Teatmekirjanduse saatmine… jne
Kinnitusmeilid algavad järgmiselt:
- Kinnitamine…
- Tänulik tänu…
Vastuskirja koostamisel (ei rahulda taotlust):
- Teie pakkumine lükati tagasi järgmistel põhjustel…
- Meile saadetud ühise tegevuskava projektiga on tutvutud. Peame seda vastuvõetamatuks järgmistel põhjustel…
- Võtame arvesse teie ühistöö taotlust…
Kirja teksti lõpusõnad võivad olla järgmised:
- Palume teil meile teave saata.
- Palume vastamisega mitte viivitada.
- Vabandame vastamisega viivituse pärast.
- Loodame, et meie taotlus rahuldatakse.
Kutsekirjade koostamisel:
- Tere tulemast osalema…
- Palun saatke esindaja…
Garantiikirja koostamisel:
- Makse garanteeritud…
- Garanteeritud tootekvaliteet…
- Garanteeritud tähtajad…
Need toorikud aitavad teidtehke seda õigesti.
